پنج نکته علمی برای سرعت بخشیدن به فرآیند مدیریت عملکرد

فرآیند مدیریت عملکرد بخش مهمی از مدیریت کارکنان است. این مقاله قبل از ارائه پنج نکته علمی برای سرعت بخشیدن به فرآیند مدیریت عملکرد، مروری کوتاه بر آنچه در فرآیند مدیریت عملکرد وجود دارد، ارائه می کند.

فرآیند مدیریت عملکرد چیست؟

مدیریت عملکرد مجموعه ای از فعالیت ها، ابزارها و فرآیندهایی است که برای کمک به کارکنان در دستیابی به اهدافشان طراحی شده است. اهداف کارکنان اغلب در اوایل چرخه مدیریت عملکرد تعیین می شوند، زمانی که کارمندان و مدیران آنها برای بحث در مورد اهداف جلسه ابتدای دوره را برگزار می کنند. مدیریت عملکرد فرآیندی است که طی آن اطمینان حاصل می شود که کارکنان از تمام دانش، مهارت ها و ابزار برای دستیابی به این اهداف برخوردار هستند.

اثربخشی فرآیند مدیریت عملکرد را می توان در طی ارزیابی عملکرد اندازه گیری کرد. پس از آن است که مدیر عملکرد کارمند را ارزیابی می کند. با این حال، نتایج این جلسه هرگز نباید برای مدیر تعجب آور باشد. این به این دلیل است که مدیریت عملکرد خوب شامل، نظارت فعال پیشرفت به سمت اهداف تعیین شده و همچنین مداخلات هدفمند برای بهبود عملکرد است. این مداخلات می تواند به سادگی تمجید از عملکرد خوب، آموزش در حین کار، مربیگری یا دوره های آموزشی رسمی برای بهبود عملکرد باشد.

مدیریت عملکرد یک مسئولیت مشترک بین واحد منابع انسانی و مدیران است. این مسئولیت واحد منابع انسانی است که اطمینان حاصل کند که فرآیند مدیریت عملکرد به خوبی طراحی شده است و مدیران تمام ابزارهای لازم برای تسریع فرآیند مدیریت عملکرد را در اختیار دارند.

این وظیفه مدیر است که  فرآیند مدیریت عملکرد  را اجرا نماید. مدیران کسانی هستند که با تیم خود ارتباط برقرار می کنند و از ابزارهایی که در اختیار آنها قرار می گیرد برای بهبود کار افراد استفاده می کنند. این بدان معنی است که یکی بدون دیگری ناقص است.

مدیریت عملکرد می تواند نه تنها بر تک تک کارکنان، بلکه بر تیم ها، بخش ها یا کل سازمان نیز تمرکز کند. بسیاری از روش هایی که برای کارکنان بصورت فردی اعمال می شود، برای گروه های بزرگ نیز کاربرد دارد. 

5 نکته برای تسریع در فرآیند مدیریت عملکرد

1. کارمند را فعالانه درگیر کنید

دوران مدیریت عملکرد از بالا به پایین در عمل مدتهاست که گذشته است. مدیریت عملکرد یک مسئولیت مشترک بین کارمند و سرپرستان مستقیم آنها است.

تحقیقات نشان می دهد که مشارکت بیشتر کارکنان در فرآیند مدیریت عملکرد منجر به رضایت بیشتر، مشارکت بیشتر و انگیزه بیشتر برای بهبود عملکرد می شود (Cawly, Keeping & Levy, 1998).

2. فرهنگ یادگیری مستمر را ایجاد کنید

یادگیری مهارت ها و توانایی های جدید برای موفقیت بسیار مهم است. یکی از موضوعات پرطرفدار در سال های اخیر یادگیری مستمر است. یادگیری مستمر نیازمند محیطی است که از توسعه کارکنان پشتیبانی کند. خود بهبودی به تعیین اهداف توسعه، جستجو و استفاده از بازخورد اضافی، شرکت در فعالیت های توسعه و پیگیری فرآیند اشاره دارد.

برای تقویت این امر، سازمان ها نیاز به ایجاد و پرورش فرهنگی دارند. با توجه به تحقیقات انجام شده در این زمینه، عناصر اصلی در اینجا بازخورد اطلاعاتی، ارتباط در مورد اهداف سازمانی، انتخاب رفتار با پیامدهای روشن، استقلال در تصمیم گیری موثر بر نتایج مهم برای کارمند و همچنین توضیح “چرایی” اقدام است. . این برای کارمندان مهم است. 

این مقاله فهرستی از عوامل متعددی را مرور می‌کند که یک محیط یادگیری مستمر را ایجاد می‌کنند. کارکنان باید بتوانند آزادانه با دیگران تعامل داشته باشند، اهداف توسط کسانی تعیین می شود که به آنها دست می یابند، افراد و تیم ها در قبال تصمیمات خود پاسخگو هستند و استفاده از مهارت ها و دانش جدید در کار پاداش می گیرد. در نهایت، انتظار می رود مدیران در قبال مربیگری و یادگیری مستمر پاسخگو باشند.

این نشان می دهد که چگونه یادگیری مستمر ارتباط نزدیکی با مدیریت عملکرد مناسب دارد. سبک‌های مدیریت عملکرد که قبلاً ذکر کردیم، جنبه‌های مهم توسعه مهارت‌های فردی کارکنان هستند.

3. یک سیستم بازخورد 360 درجه قدرتمند ایجاد کنید

بازخورد 360 درجه که به عنوان بازخورد چند نفری نیز شناخته می شود، سیستمی است که بازخورد زیردستان، همکاران و سرپرستان یک کارمند را با بازخورد خود کارمند ترکیب می کند. بازخورد 360 درجه را می توان برای بازخورد غیررسمی استفاده کرد، اما به طور فزاینده ای در ارزیابی عملکرد و تصمیم گیری های استخدام، مانند حقوق و ترفیع استفاده می شود.

بازخورد 360 درجه اثربخشی متوسط را نشان می دهد. برخی از مطالعات نشان می دهد که می تواند تغییرات رفتاری ایجاد کند، در حالی که برخی دیگر هیچ تغییر رفتاری یا اثرات منفی نشان نمی دهند (Bracken & Rose, 2011). براکن و رز چهار استراتژی موفق برای اجرای فرآیند 360 را فهرست می کنند که عبارتند از:

1.محتوای مرتبط : سؤالات و شایستگی های ارزیابی شده باید با محرک های کلیدی عملکرد سازمان هماهنگ باشد.

2.داده های معتبر : راه هایی برای اطمینان از این امر وجود دارد، مانند انجام ارزیابی های مربوطه، آموزش روش های ارزیابی مناسب، مقیاس های ارزیابی استاندارد و غیره.

3.مسئولیت پذیری :بازخورد 360 درجه هرگز نباید مستقل باشد. با برنامه ریزی پیگیری و اندازه گیری پیشرفت ، عملکرد و تغییر رفتاری را تضمین کنید.

4.مشارکت فعال :  مدیریت باید انتظارات روشنی داشته باشد و برای ارائه بازخورد پاسخگو باشد.

این چهار عامل کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که حداکثر مزایا را از بازخورد 360 درجه به دست می آورید. برای اطلاعات بیشتر، راهنمای کامل بازخورد 360 درجه ما را بخوانید.

4. روی یک سیستم مدیریت عملکرد خوب سرمایه گذاری کنید

مدیریت عملکرد فرآیند پیچیده ای است که جنبه های زیادی را در بر می گیرد. ساده کردن این امر مزایای بسیاری را برای سیستم مدیریت عملکرد (PMS) ارائه می دهد. یک PMS خوب هم شامل ارزیابی عملکرد و هم توسعه کارکنان است. این سیستم‌ها اغلب مدیریت عملکرد مداوم را از طریق بررسی‌های منظم ارائه می‌کنند، به تعیین اهداف کمک می‌کنند، و باید متناسب با فرهنگ سازمانی، مانند بازخورد 360 درجه که قبلاً بحث شد، تنظیم شوند.

تحقیقات نشان می دهد که عوامل کلیدی موفقیت در یک سیستم مدیریت عملکرد، هماهنگی درونی، ارتباط موثر و کنترل موثر است. این بدان معناست که باید بین اهداف، نظارت و ارزیابی پیوند روشنی وجود داشته باشد. دوم، نیاز به ارتباط مستمر و مؤثر در مورد سیستم های مدیریت منابع انسانی وجود دارد. سوم، سیستم مدیریت عملکرد باید به دقت نظارت شود، زیرا بر سیستم تأثیر می گذارد. به نظر می رسد این تأثیر برای کسانی که استقلال کمتری دارند عمیق تر باشد.

5. نیروی کار منحصر به فرد تربیت کنید

تحقیقات Decramer, Smolders & Vanderstraeten (2013) نشان می دهد که رضایت کارکنان از شیوه های مدیریت عملکرد در دانشگاه ها به مدت تصدی کارکنان دانشگاه بستگی دارد. سیاست ها و رویه های مختلف برای گروه های مختلف در یک سازمان، رضایت کلی را به حداکثر می رساند.

مدیریت استعداد به طور فزاینده ای فردی و شخصی می شود. این را به عنوان «اختلاط و تطبیق» توصیف می‌کنند که بخش‌های مختلف نیروی کار، مانند نسل‌های مختلف، می‌توانند تا حدی از میان آن‌ها انتخاب کنند.

با مدیریت عملکرد، می توانید در مورد روش های ارزیابی که ممکن است بین کارمندان سطح ابتدایی و کارمندان ارشد متفاوت باشد فکر کنید. در جایی که کارمندان جدید می توانند از راهنمایی های بیشتری بهره مند شوند، کارمندان با تجربه می توانند اهداف خود را تعیین کنند. مثال دیگر: نسل های جوان اغلب به طور فعال به دنبال فرصت های توسعه هستند، در حالی که نسل های قدیمی تر به دنبال نقش های مربی هستند تا دانش خود را به اشتراک بگذارند.

برآوردن این نیازها به تعادل بین دو گروه کمک می کند و در عین حال به سازمان اجازه می دهد نیروی کار خود را توسعه دهد. البته، روش اساسی ارزیابی عملکرد باید برای همه یکسان باقی بماند، زیرا اجازه می دهد تا نتایج در سراسر سازمان تعمیم یابد.