کارمندان بسته به اینکه چگونه مسئولیت های خود را انجام می دهند، می توانند بزرگترین دارایی یا بزرگترین بدهی شرکت باشند. در واقع، عملکرد ضعیف کارکنان می تواند عملکرد سازمان شما را تضعیف کند. بیاموزید که چه چیزی باعث عملکرد ضعیف کارکنان می شود و چگونه می توانید کارمندان کم کار را مدیریت کنید و بهره وری آنها را افزایش دهید.
کم کاری چیست؟
عملکرد ضعیف در محل کار زمانی رخ می دهد که کیفیت کار یک کارمند به زیر سطح مورد نیاز کاهش یافته باشد. ویژگی‌ها و شدت این موقعیت‌ها متفاوت است، اما رفتارهای زیر اغلب عملکرد ضعیف را نشان می‌دهند:
- عدم اجرای وظایف مطابق با استانداردهای مورد انتظار.
- رفتار مخرب، منفی یا غیرقابل قبول.
- عدم رعایت قوانین، رویه‌ها یا سیاست‌ها.
کارکنان مولد برای هر سازمانی برای حفظ کسب و کارش ضروری هستند. از طرف دیگر، عملکرد ضعیف از چندین جنبه می تواند تأثیر نامطلوبی بر شرکت شما بگذارد، از جمله:
- کاهش بهره وری – یک کارمند با عملکرد ضعیف، خروجی مورد نیاز شغل خود را ارائه نخواهد کرد. کار ممکن است دیر انجام شود یا تکمیل نشده باشد و سایر اعضای تیم مجبور شوند که این کار را انجام دهند.
- کاهش کیفیت کار – کارمندانی که وظایف خود را در سطح پایین‌تر انجام می‌دهند، نتایج کیفی ایجاد نمی‌کنند و باعث می‌شود که مشتریان و دیگران تصور بدی از شرکت داشته باشند.
- کاهش روحیه همکاری در بین کارکنان – عملکرد ضعیف یک نفر می تواند باعث رنجش و ناامیدی شود که کار تیمی را تضعیف می کند.
همه کارفرمایان بدون شک دوره های نوسان عملکرد را تجربه خواهند کرد، اما تنزل عملکرد واقعی باید جدی گرفته شود. مدیران باید بتوانند کارکنانی را که با مشکل مواجه هستند شناسایی کرده و به دلایل اصلی آن بپردازند.
چه چیزی باعث عملکرد ضعیف کارکنان می شود؟
دلایل زیادی وجود دارد که باعث می شود کارمندان ضعیف عمل کنند. بیایید نگاهی به برخی از آنها بیندازیم.
- فقدان مهارت – کارکنان در موقعیت هایی قرار می گیرند که به اندازه کافی مهارت ندارند و به همین دلیل اعتماد به نفس ندارند. همچنین، ممکن است مهارت های فنی داشته باشند اما ندانند که چگونه زمان خود را به درستی مدیریت کنند.
- انتظارات مبهم – اگر استانداردهای شغلی و اهداف سازمانی نامشخص باشند، کارکنان نمی دانند دقیقاً چه انتظاری از آنها می رود.
- نارضایتی شغلی – شغل آن چیزی نیست که آنها پیش بینی می کردند، بنابراین احساس ناامیدی می کنند و انگیزه ای برای تلاش ندارند.
- تناسب فرهنگ مناسبی ندارد – گاهی اوقات، افراد احساس نمی‌کنند با فرهنگ یا تیم خاصی مرتبط هستند زیرا با سبک کاری و ارزش‌های آنها مطابقت ندارد.
- محیط کاری پر استرس – یک جو پرفشار یا درگیری شخصیتی با همکاران می تواند باعث استرس مرتبط با کار شود که بر عملکرد تأثیر می گذارد.
- فرصت‌های آموزشی و توسعه ناکافی – بدون اینکه بتوانند مهارت‌های جدید را بیاموزند، برخی از کارکنان راکد می‌شوند و عملکرد خود را بهبود نمی‌بخشند. همچنین اگر راهی برای پیشرفت و پیشرفت شغلی نبینند، ممکن است انگیزه کمتری داشته باشند.
- فقدان تنوع – انجام کارهای یکسان هر روز می تواند پیش پا افتاده باشد و باعث شود که کارکنان علاقه خود را نسبت به شغل خود از دست بدهند و الهامی برای انجام آن به خوبی نداشته باشند.
- جامعه پذیری ناکافی – جامعه پذیری مناسب کارمندان را سازگار کرده و درگیر می کند. اگر این اتفاق نیفتد، آنها نمی‌توانند برای نقش‌هایشان آمادگی کافی داشته باشند.
- مسائل شخصی – شرایط چالش برانگیز در زندگی شخصی کارکنان می تواند بر توانایی آنها برای تمرکز بر وظایفشان تأثیر بگذارد.
نحوه مدیریت کارکنان با عملکرد ضعیف
عملکرد ضعیف یک مشکل رایج در بین کارکنان در همه سطوح است و هر نمونه جنبه های منحصر به فردی دارد. دانستن نحوه مدیریت این موقعیت ها با رویکردی ثابت می تواند مانع از کاهش بهره وری تیم شما شود.
انجام مراحل زیر می تواند به شما کمک کند عملکرد ضعیف در محل کار را برطرف کنید :
1. تشخیص دهید که مشکلی وجود دارد
نسبت به شرایط و رفتاری که ممکن است نشان دهنده مشکلات عملکردی باشد، آگاه باشید. ناامیدی و بی علاقگی اغلب با کم کاری همزمان است و خود را در برخی رفتارها نشان می دهد. برخی از علائم بارز عملکرد ضعیف عبارتند از:
- جدایی از وظایف و مسئولیت ها
- کاهش خروجی و کیفیت کار
- تأخیر یا غیبت مکرر
- رفتار زننده یا رفتار غیرحرفه ای
- کاهش تعامل با همکاران
به محض اینکه متوجه شدید کارمندی ضعیف عمل می کند، باید اقدام کنید. با مستند کردن مثال‌های خاص از این که چگونه کار آنها آسیب دیده است و انتظارات را برآورده نمی‌کند، از جمله رفتارهای مشکل‌ساز که مشاهده کرده‌اید، شروع کنید. سپس نوبت به نزدیک شدن به کارمند و برنامه ریزی یک جلسه خصوصی و انفرادی برای رسیدگی به وضعیت و کسب آگاهی از دیدگاه آنها می رسد.
2. جلسه ای برگزار کنید و سوال بپرسید تا بفهمید چه چیزی باعث عملکرد ضعیف شده است.
این اشتباه است که فرض کنیم از قبل دلیل تلاش کم یک کارمند را می دانید. یافتن دلایل واقعی مستلزم تنظیم لحن مناسب برای جلسه و پرسیدن سوالات مناسب است.
جلسات انفرادی باید در جایی برگزار شود که هیچ مزاحمت یا حواس پرتی وجود نداشته باشد تا صدای شما شنیده نشود. بدون سرزنش کردن، جلسه را با توضیح مثال‌های مشخصی از عملکرد ضعیف کارمند و تأثیر آن بر سایر اعضای تیم و شرکت شروع کنید.
سپس می‌توانید به کشف عواملی که منجر به عملکرد ضعیف کارکنان می‌شود و اینکه چگونه شما به‌عنوان مدیر ممکن است در این وضعیت نقش داشته باشید، ادامه دهید.
در اینجا چند نمونه سوال وجود دارد که می تواند بینشی در مورد درک کارمند از موقعیت ارائه دهد :
- از کدام بخش از شغل خود لذت می برید و بیشتر از همه احساس انگیزه می کنید؟
- چه چیزی شما را در مورد شغلتان ناامید می کند؟ آیا حوزه هایی وجود دارد که احساس می کنید برای آن مهارت ندارید ؟
- آیا از نقاط قوت خود در نقش خود استفاده می کنید؟ کجا احساس می کنید که نیاز به آموزش برای شما وجود دارد؟
- چقدر با حجم کاری شغل فعلی خود کنار می آیید؟
- آیا حوزه هایی را می بینید که عملکرد شما می تواند بهبود یابد؟
- آیا کار خود را به نفع دیگران یا سازمان می بینید؟
- آیا عوامل خارجی می تواند بر کار شما تأثیر بگذارد؟
- آیا نسبت به آینده خود با این شرکت خوش بین هستید؟
- آیا چیز دیگری هست که بخواهید با من در میان بگذارید؟
این نمونه سوالات از کارمند در مورد اینکه چگونه محیط کار ممکن است بر عملکرد آنها تأثیر بگذارد، ورودی دریافت می کند:
- آیا انتظارات از آنچه باید انجام شود و سطح کیفیت به اندازه کافی برای شما روشن شده است؟
- آیا تا به حال شده که احساس کنید من انتظارات غیر واقعی از شما داشته باشم ؟
- آیا ابزار و منابع مورد نیاز برای انجام کارتان به خوبی در دسترس شما هست؟
- آیا زمان لازم برای انجام وظایف خود را دارید؟
- آیا می دانید کار شما چگونه به ارزش شرکت می افزاید و چه کسانی از آن سود می برند؟
- سبک ارتباطی/مدیریت من چگونه به نظر می رسد؟ آیا به شما انگیزه می دهد که بهترین کار را انجام دهید؟
با دقت به پاسخ های کارمند گوش دهید و سؤالات بعدی را بپرسید تا آنها را بهتر درک کنید و علاقه خود را به طرف مقابل نشان دهید.
3. انتظارات شغلی را تکرار کنید
اطمینان حاصل کنید که کارمند انتظارات شما و زمینه هایی که نیاز به بهبود دارند را درک می کند.. به آنها در مورد تمام وظایف مربوطه و استانداردهایی که کارمند باید آنها را انجام دهد آموزش دهید. اسنادی از اهداف و چگونگی دستیابی کارمند به آنها داشته باشید تا جایی برای تفسیر نادرست نباشد. به طور کلی، مشخص کردن دقیقاً آنچه باید در کار انجام شود به کارمند کمک می کند تا روی آنچه باید برای آن تلاش کند تمرکز کند.
توجه داشته باشید که اغلب این افراد تازه کار هستند که از انتظارات خاص بی اطلاع هستند. این می تواند در صورتی رخ دهد که مسئولیت های شغل در طول فرآیند استخدام روشن نشود. علاوه بر این، تغییرات کسب و کار که نیاز به انتظارات اضافی دارد، می‌تواند کارمند جدیدی را که با جریان سازمان آشنا نیست سردرگم کند.
4. مدیریت انتظارات کارکنان
اگر انتظارات شغلی یک کارمند برآورده نشود، ممکن است در سطح بالایی عمل نکند. آنها ممکن است درخواست های ویژه ای برای جبران خدمات مانند توسعه شغلی، اخلاق و ارزش های کارفرما، امنیت شغلی و غیره داشته باشنداما آنها را به زبان نیاورده باشند.
باید دریابید که فرد کم کار از شغل و سازمانش چه انتظاراتی دارد تا ببینید چقدر واقع بینانه است. اگر بین آنچه آنها انتظار دارند و آنچه شما می توانید به آنها پیشنهاد دهید ناسازگاری وجود دارد، این بهترین موقعیت است برای بحث در مورد اینکه آیا آنها می توانند انتظارات خود را تعدیل کنند یا خیر.
5. با هم یک برنامه اقدام تهیه کنید
هنگامی که شما و کارمند در مورد مسائل و علل عملکرد ضعیف صحبت کردید، می توانید یک برنامه عملیاتی را با هم، برای رسیدن به یک راه حل برنامه ریزی کنید. می توانید برای رفع مشکل پیشنهاداتی ارائه دهید و کارمند را تشویق کنید تا اهداف خود را تعیین کند و توصیه های خود را ارائه دهد.
به دنبال فرصت هایی برای طراحی مجدد شغل یا بازآموزی/ مهارت مجدد ، بر اساس علت عملکرد ضعیف باشید. اگر مسائل ماهیت شخصی دارند، می توانید به کارمند پیشنهاد دهید که برای رسیدگی به آنها مرخصی بگیرد.
طرح باید موارد زیر را در بر گیرد:
- طرح کلی اقداماتی که هر یک از طرفین مسئول آن هستند.
- چارچوب زمانی برای دستیابی به بهبود عملکرد، از جمله پیامدهای بالقوه برای مسائل جدی.
- پشتیبانی و منابعی که باید ارائه شود (آموزش/راهنمایی/تعدیل وظایف/مرخصی.)
6. از بررسی و پیگیری منظم اطمینان حاصل کنید
احتمال این وجود دارد که حل و فصل یک وضعیت کم کارایی بیش از یک مکالمه طول بکشد و شما باید زمان معقولی را به کارمند بدهید تا عملکرد خو را بهبود دهد. جلسات روزانه یا هفتگی را برای نظارت بر پیشرفت کارمند در برنامه اقدام و تشویق رشد بیشتر برنامه ریزی کنید. به کارمندان فرصت های بیشتری بدهید تا توضیح دهند که اخلاق کاری آنها چگونه در حال توسعه است و هنوز چه چیزی برای آنها چالش برانگیز است.
این بررسی‌ها، کارمند را مسئول می‌سازد و این فرصت را به شما می‌دهد که بر اهداف عملکرد تأکید کنید و هر گونه آموزش و پشتیبانی لازم را دنبال کنید. همچنین به کارمندان نشان خواهید داد که واقعاً می خواهید به آنها کمک کنید تا پیشرفت کنند.
هنگامی که عملکرد کارمند به سطح قابل قبولی رسید، موفقیت او را تحسین کنید و در مورد اینکه چگونه می توانند این استاندارد کار را حفظ کنند، بحث کنید.
7. پیشرفت را تشخیص دهید
اگر از یک کارمند ضعیف بخواهید که پیشرفت کند اما هرگز قدردانی از خود نشان ندهید، ممکن است احساس بیگانگی کند. همانطور که کارمند شروع به پیشرفت می کند، در مورد تغییری که متوجه شده اید با صدای بلند صحبت کنید. آنها را به خاطر تلاششان تحسین کنید و به طور خاص به آنچه انجام داده اند و تأثیر مثبت آن اشاره کنید.
این به رسمیت شناختن راه درازی به سمت اعتماد به کارمندان در مورد توانایی های خود و الهام بخشیدن به آنها برای تلاش بیشتر بر روی الگوی پیشرفت است. به همین ترتیب، آنها به خاطر نقاط قوت و اعتمادشان احساس قدردانی می کنند که می خواهید موفقیت آنها را ببینید و باور کنید که می توانند.
8. مربیگری عملکرد را تمرین کنید
یادگیری در محل کار از طریق تعاملات روزانه یک راه عالی برای بهبود عملکرد است. وارد کردن یادگیری به جریان کار روزمره از طریق روش های یادگیری مانند یادگیری خرد، مربیگری خرد و مربیگری عملکرد یکی از برترین گرایش های منابع انسانی است .
مدیرانی که مربیگری عملکرد را درک می‌کنند ، می‌توانند فرصت‌های یادگیری مرتبط را از گفتگوی علّی در طول موقعیت‌های کاری ایجاد کنند. این راهنمایی عملی می تواند کارمندان را به سمت راه های جدید برای انجام بهتر کارشان راهنمایی کند.
9. ارائه بازخورد
ارائه بازخورد خاص و سازنده به کارمندی که در تلاش برای بهبود عملکرد خود است ضروری است. ارائه بازخورد به کارمندان کمک می کند پیشرفت خود را ببینند و از زمینه هایی که هنوز نیاز به توسعه دارند آگاه شوند. در حالت ایده‌آل، بازخورد باید شامل بازخورد 360 درجه باشد که از افرادی که با کارمند تعامل دارند جمع‌آوری کرده‌اید. این نظرات بینشی را در مورد اینکه چگونه عملکرد کارمند بر دیگران تأثیر می گذارد ارائه می دهد.
این اصول را هنگام ارائه بازخورد در نظر بگیرید:
- در هر جلسه روی یک یا دو موضوع تمرکز کنید تا کارمند را تحت فشار نگذارید.
- انتقاد را صریح اما مثبت نگه دارید.
- به این نکته اشاره کنید که چگونه تغییرات ایجاد شده در بهره وری تیم آنها تفاوت ایجاد می کند.
- کارمند را به خاطر دستاوردهایشان تحسین کنید تا اعتماد به نفس آنها افزایش یابد.
10. اسناد و مدارک کامل را حفظ کنید
مانند رسیدگی به هر مشکل کارمند، باید مراحل انجام شده برای برخورد با یک کارمند ضعیف را مستند کنید. شرح وقایع وضعیت، یک منبع مفید در طول مسیر است، به خصوص اگر معضل حل نشود و کارمند در مورد روند اختلاف نظر داشته باشد.
اطمینان حاصل کنید که سوابق اولیه را از زمان شروع مشکل نگه دارید و سپس یادداشت های جامعی از آنچه در طول جلسات و گفتگوهای بعدی رخ داده است، نگهداری کنید. علاوه بر این، در صورت نیاز به بروز رسانی، برنامه اقدام رسمی را بازبینی کنید.
پس از هر بحث، خلاصه ای از اتفاقات و اقدامات برنامه ریزی شده را به کارمند ایمیل کنید. فراموش نکنید که هر گونه پاسخ/پیشنهاد ایمیلی از کارمند را ذخیره کنید. همچنین باید پیشرفت کارمند را به صورت کتبی پیگیری کنید.
11. اگر عملکرد بهتر نشد تصمیم بگیرید
یک کارمند که سست می شود مستقیماً بر روحیه تیم و محیط کار تأثیر می گذارد. اگر اجازه دهید عملکرد ضعیف بدون عواقب ادامه یابد، سایر اعضای تیم سخت کوش ممکن است ناراحت و دلسرد شوند.
اگر عملکرد شغلی کارمند پس از صرف زمان معقول در برنامه اقدام، علائم پیشرفت را نشان نمی دهد، باید گزینه های دیگری را در نظر بگیرید. دو راه حل رایج عبارتند از انتصاب مجدد و خاتمه.
جابجایی – کارمند می تواند برای موقعیت دیگری در سازمان که مسئولیت های متفاوتی دارد مناسب تر باشد. یک نقش جایگزین با خواسته هایی که در محدوده فعلی دانش فنی و مهارت های بین فردی آنها قرار می گیرد می تواند دقیقاً همان چیزی باشد که کارمند برای احساس رضایت به آن نیاز دارد.
خاتمه – وقتی همه گزینه های دیگر را تمام کردید، ممکن است مجبور شوید به آخرین راه حل، رها کردن کارمند بروید. اگرچه این ایده آل نیست، اما ممکن است بهترین راه حل قابل دوام برای همه افراد درگیر باشد. فرآیند فسخ هرگز خوشایند نیست و می تواند پیچیده شود، بنابراین باید تمام مراحل HR و خط مشی فسخ خود را به دقت دنبال کنید.
12. تعادل کار و زندگی سالم را تشویق کنید
الهام بخشیدن به تعادل سالم بین کار و زندگی یکی از روش های موثری است که می تواند از پیشرفت کارمندی که عملکرد ضعیفی دارند حمایت کند و همچنین از بروز عملکرد ضعیف در وهله اول جلوگیری کند.
صرف زمان زیاد در کار می تواند باعث خستگی، فشار و فرسودگی شغلی شود. به طور معمول، این منجر به کاهش انگیزه و سطوح عملکرد پایین تر می شود. تشویق کارمندان به استراحت و ارائه مزایای سلامتی می تواند به آنها کمک کند تا احساس شادابی کنند و بهره وری بیشتری داشته باشند.
نتیجه گیری
اگرچه مقابله با عملکرد ضعیف می‌تواند فرآیندی زمان‌بر باشد، اکثر کارکنانی که عملکرد ضعیفی دارند، از تلاش مشترکی استقبال می‌کنند که آنها را راهنمایی می‌کند تا کار خود را بهتر انجام دهند.
هنگامی که متوجه شدید که چه چیزی باعث کم کاری می شود، می توانید یک برنامه عملیاتی برای مقابله با آن ارائه دهید. حفظ ارتباط و نظارت بر پیشرفت کارمندان خود بهترین راه برای تبدیل یک کارمند ضعیف به عضوی سازنده در تیم است.
ثبت ديدگاه