راهنمای جامع ارزیابی 360 درجه

با ارزیابی 360 درجه، کارمندان اطلاعات ارزشمندی را از جهات مختلف در مورد آنچه که می خواهند با آن کار کنند، دریافت می کنند. آنها به جای محدود شدن به ادراک یا تعصب یک ناظر مستقیم، دیدگاه گسترده تر و متعادل تری دریافت می کنند.
درک اینکه دیگران ممکن است آن‌ها را آنطور که می‌خواهند دیده نشوند نبینند، می تواند کارکنان را ترغیب کند تا تلاش بیشتری را برای توسعه خود اختصاص دهند.

در این مقاله قصد داریم نکات بازخورد 360 درجه را بررسی کنیم.

ارزیابی 360 درجه چیست؟

ارزیابی 360 درجه که به آن بازخورد چند منبعی یا بازخورد 360 درجه نیز می‌گویند، یک روش ارزیابی کارکنان است که از منابع مختلف در مورد عملکرد و زمینه‌های بهبود، اطلاعات دریافت می‌کند.
ارزیابی 360 درجه  شامل رتبه‌بندی و بازخورد از ذینفعان داخلی است که رابطه کاری نزدیک با کارمند دارند، یعنی همتایان، ناظر مستقیم و سرپرستان. منبع دیگر بازخورد، خود ارزیابی است.
بازخورد ذینفعان خارجی نیز می تواند شامل مشتریان، فروشندگان و تامین کنندگان شود. بازخورد ذینفعان خارجی نیز می تواند شامل مشتریان، فروشندگان و تامین کنندگان شود. این دامنه گسترده ارزیابی‌کننده به عنوان بازخورد 720 درجه شناخته می‌شود.
در حالی که سیستم بازخورد 360 درجه بیشتر برای رهبران و مدیران مورد استفاده قرار گرفته است، با دور شدن شرکت ها از بازخورد سنتی از بالا به پایین، بازخورد تک منبعی و مدیریت عملکرد، این سیستم به طور فزاینده ای برای همه گروه های کارمندان محبوب شده است. این مدل ارزیابی به عنوان یک ابزار ارزشمند توسعه کارکنان در حال ظهور است، زیرا دیدگاهی جامع در مورد نقاط قوت و زمینه های بهبود ارائه می دهد.

چه مواردی باید در بازخورد 360 درجه گنجانده شود؟

دریافت بازخورد کافی مستلزم پرسیدن سوالات درست است. شما می خواهید بفهمید که کارکنان در حین انجام وظایف خود کدام شایستگی ها، ویژگی ها و رفتارهایی را نشان می دهند.
سازمان ها باید پرسشنامه بازخورد 360 درجه ای خود را متناسب با نیازها و ارزش های ارزیابی خود تنظیم کنند. پرسشنامه ها معمولاً دسته های زیر را پوشش می دهند:

• مهارت های ارتباطی
• مهارت های بین فردی/ مهارت های نرم
• همکاری و کار گروهی
• قابلیت های رهبری و مدیریت
• نوآوری و توانایی ایجاد خلاقیت
• اهداف تجاری/ تجربه فرهنگی مطلوب

مهم است که اطمینان حاصل شود که بازخورد به جای ویژگی‌های شخصی، بر نگرش‌ها و اقدامات متمرکز است. این امر کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که بازخورد هدفمند است و بر حوزه‌هایی تمرکز می‌کند که کارکنان واقعاً می‌توانند پیشرفت کنند.

در ادامه مقاله با جزئیات بیشتر درباره سوالات بازخورد  360 درجه صحبت خواهیم کرد.

ارزیابی 360 درجه به جای تمرکز صرف بر روی اهداف و دستاوردها به کارمندان نشان می دهد که از دیدگاه های مختلف چگونه کار می کنند. بازخوردهای آگاهانه از منابع متعدد به طور منحصر به فردی به رشد و توسعه کارکنان کمک می کند.

دیدن اینکه چگونه اعمال و نحوه کار شما بر گروه های مختلف افراد تأثیر می گذارد، می تواند به شما کمک کند تا نقاط قوت خود را درک کنید و بفهمید که روی چه چیزی باید کار کنید. این بینش نشان می دهد که کارکنان برای موفقیت بیشتر در مشاغل فعلی و دستیابی به اهداف بلند مدت شغلی خود به چه چیزهایی نیاز دارند.

تارا فوریانی، سخنران و مشاور می گوید :  «این رویکرد همچنین دموکراتیک‌تر و فراگیرتر است و می‌تواند مشارکت بیشتر کارکنان و احساس مسئولیت‌پذیری را افزایش دهد.

یک مطالعه موردی از شرکت توسعه رهبری Talent for Growth ارزش بازخورد 360 درجه را نشان می دهد.

دانشگاه باکس نیو انگلستان می خواست رهبران قوی تربیت کند که بتوانند آنها را در چالش های پیش روی آموزش عالی راهنمایی کنند. آنها یک برنامه بازخورد 360 درجه را برای ایجاد فرهنگ بازخورد، افزایش کیفیت روابط کاری اساتید و تاکید بر توسعه رهبری راه اندازی کردند. در یک نظرسنجی که یک سال بعد انجام شد، 100 درصد از مدیران گفتند که گزارش‌های مستقیمی دارند که تغییرات مثبتی با مزایای ملموس ایجاد کرده‌اند.

مزایا و معایب بازخورد 360 درجه

 در حالی که بازخورد 360 درجه می تواند یک ابزار عالی برای توسعه کارکنان و رهبری باشد، محدودیت هایی نیز دارد. که در ادامه به مزایا و معایب این بازخور می پردازیم.

مزایای بازخورد 360 درجه

یک سیستم ارزیابی 360 درجه اگر به خوبی اجرا شود، می تواند تأثیر مثبتی بر کارکنان و در نهایت سازمان داشته باشد. این مزایا عبارتند از:

• ایجاد مزیت رقابتی – با توجه به تاکید بر توسعه رهبری، بهبود رفتار رهبران و مدیران منجر به موقعیت رقابتی بهتری برای سازمان خواهد شد (London and Beatty, 1993).
• بهبود خدمات مشتری و وفاداری – بازخورد مشتریان داخلی یا خارجی می تواند حوزه های خاصی را نشان دهد که در آن کارمندان می توانند تغییراتی ایجاد کنند که تجربه مشتری را بهبود بخشد. هر چه مشتریان تعاملات مثبت بیشتری داشته باشند، احتمال حفظ رابطه و وفاداری مشتری بیشتر است. Smith and Walker (2001) دریافتند که بازخورد مثبت 360 درجه از مدیران بانک با وفاداری مشتری مرتبط است.
• افزایش کار تیمی و بهره وری : مسئولیت پذیری در مورد نحوه کار افراد با یکدیگر، ارتباطات و همکاری قوی تر را تشویق می کند. این امر منجر به عملکرد بهتر و بهره وری بالاتر می شود. Conway, Lombardo, and Sanders (2001) دریافتند که گزارش‌های مستقیم و رتبه‌بندی اعضای تیم، تغییرات بیشتری را در معیارهایی مانند بهره‌وری و سود نسبت به سایر منابع توضیح می‌دهند.
• ارزیابی عملکرد بهتر برای تیم های بزرگ : وقتی افراد به طور مستقل و بدون تعامل روزانه با مدیر خود کار می کنند، مشاهدات دیگران به پر کردن شکاف ها کمک می کند.
• توسعه  استعدادهای داخلی : همانطور که کارکنان مهارت های خود را توسعه می دهند و بر چالش ها غلبه می کنند، سازمان دارای مجموعه بزرگتری از رهبران بالقوه می شود.
• جابجایی کمتر کارکنان و مشارکت بیشتر : Church (2000) دریافت که مدیرانی که بازخورد مثبت 360 درجه دریافت می‌کنند، جابجایی کمتر و کیفیت خدمات بالاتری در تیم خود دارند. در همین راستا، Atwater, Brett, and Ryan (2004) دریافتند که رتبه‌بندی‌های زیردست مثبت منجر به افزایش رضایت  و مشارکت و کاهش جابجایی در تیم می‌شود.

معایب بازخورد 360 درجه

انتظار بازخورد از چند ارزیاب باید واقع بینانه باشد. این تنها بخشی از سیستم مدیریت عملکرد است و مستقل نیست. هیچ تضمینی وجود ندارد که یک برنامه بازخورد 360 درجه موفق باشد، به خصوص اگر ضعیف طراحی یا اجرا شود. چنین برنامه هایی حتی ممکن است به کاهش ارزش بازار و سهامداران منجر شود (Watson’s Wyatt 2001 HCI report).

به همین دلیل، آگاهی از چالش‌هایی که ممکن است از این امر ناشی شود، مهم است، مانند:

• زمان و هزینه : ارزیابی یک کارمند ممکن است شامل 4 تا 8 ارزیاب باشد که برای ارائه بازخورد به روش صحیح نیاز به آموزش مناسب دارند. این از نظر زمان مورد نیاز برای آموزش و ارزیابی بسیار پر هزینه است.
• مناسب بودن: شرکت های کوچکتر ممکن است منابع کافی و عینی برای ارائه بازخورد 360 درجه با کیفیت نداشته باشند.
• دشواری: ارائه بازخورد دشوار است و می تواند باعث تعارض و عدم اطمینان در بین اعضای تیم شود و منجر به ارزیابی نادرست و ورودی غیر سازنده یا ناکافی شود. این به ویژه زمانی که هیچ آموزش قبلی برای ارزیاب ها وجود نداشته باشد بیشتر است.
• عدم همسویی با استراتژی: بازخورد 360 درجه اغلب بر شایستگی ها یا مهارت هایی تمرکز می کند که ممکن است با استراتژی سازمانی همخوانی نداشته باشد. اگر ارزیابی 360 درجه بدون در نظر گرفتن جهت و ارزش های سازمان مورد توجه قرار گیرد، ممکن است منجر به تمرکز بر رفتارهایی شود که اولویت های کسب و کار را تقویت نمی کنند.
• عدم پیگیری: اگر مدیران ارشد برای فرآیند بازخورد 360 درجه ارزش قائل نباشند و از آن حمایت نکنند، می تواند دستور العملی برای عملکرد ضعیف باشد. همچنین عدم پیگیری باعث کاهش تغییر رفتار می شود.

پیاده سازی سیستم بازخورد 360 درجه: بهترین شیوه ها

دستیابی به یک نتیجه موثر مستلزم برنامه ریزی و اجرای یک سیستم بازخورد 360 درجه است.ده روش برتر که باید در ذهن داشته باشید با شش ملاحظات کلی شروع می شود و به دنبال آن چهار اصل فنی می آید:

1.همه ذینفعان مربوطه را درگیر کنید: مشارکت ذینفعان مربوطه حمایت تصمیم گیرندگان کلیدی و مشارکت در فرآیند و برنامه های عملیاتی 360 را تضمین می کند.

2.تعریف کنید که موفقیت چیست – نحوه اندازه گیری موفقیت برنامه 360 را تعریف کنید و آن را به همه ذینفعان مربوطه اطلاع دهید. معیارهای موفقیت می تواند درصدی از نظرسنجی های تکمیل شده در 14 روز، برنامه های بهبود تکمیل شده توسط هر کارمند بر اساس 360 ورودی و در نهایت تغییرات یا بهبودهای رفتاری باشد.

3.ایجاد فوریت و پاداش – از آنجا که ممکن است نظرسنجی 360 به عنوان چیزی که نیاز به توجه فوری دارد دیده نشود، اغلب نادیده گرفته می شود. یک راه عالی برای حل این مشکل، تعیین یک ضرب الاجل واضح برای پیشنهاد و ابلاغ آن است. زمانی که پر کردن نظرسنجی اجباری است، این به خوبی کار می کند. از طرف دیگر، پاداش دادن به افراد برای تکمیل نظرسنجی ها نیز می تواند بسیار موثر باشد. این مشوق می تواند هر هدیه کوچکی باشد که افراد را به مشارکت تشویق کند.

4.برنامه های پیگیری – ارزیابی 360 درجه نباید یک رویداد مستقل باشد. ایجاد انگیزه در کارکنان برای انجام اقدامات و پیگیری های رسمی در مورد بازخورد 360 به تشویق و حمایت از تغییرات رفتاری لازم به موفقیت کمک می کند. “در حالی که بازخورد 360 به خودی خود می تواند مفید باشد، نیاز به یک ایده روشن از ایجاد اقدامات پس از بازخورد دارد، به عنوان مثال، چگونه می خواهید X را بهبود دهید؟ از کجا می توانید Y را توسعه دهید؟”نظر Shaun Wilde، مدیر عامل و مدیر منابع انسانی را در Think Learning می توانید مطالعه نمائید.

5.توسعه و ارزیابی را در نظر بگیرید – اگر هدف بازخورد 360 درجه توسعه شخصی باشد، ارزیاب ها باید بتوانند ارزش های خود را انتخاب کنند. در این صورت توسعه فرهنگ مسئولیت پذیری در سازمان مهم خواهد بود. اگر هدف ارزیابی عملکرد باشد، نرخ ها باید بر اساس نحوه کار با گیرنده انتخاب شوند. در این صورت باید بازخورد 360 در سیستم مدیریت عملکرد گنجانده شود.

مهم است که هدف و استفاده از بازخورد به همه طرف های درگیر ابلاغ شود و دستورالعمل های روشنی در مورد نحوه جمع آوری، تجزیه و تحلیل و استفاده از بازخورد ارائه شود.(Veena KV، رئیس منابع انسانی در FirstPriciples)

6.اتصال اهداف و قابلیت ها – هدف نهایی 360 درجه بهبود عملکرد کسب و کار است. به همین دلیل است که در ارزیابی، تمرکز بر توانایی هایی که برای عملکرد فرد مهم است. حرفه ای بودن و توانمندی بالا منجر به عملکرد بالا در کار می شود. این به نوبه خود منجر به نتایج بهتر سازمانی می شود. دانستن مهارت های مورد نیاز برای موفقیت در منابع انسانی و تمرکز بر ارزیابی این مهارت ها برای یک بازخورد موفق 360 حیاتی است. اگر سازمان شما دارای یک سیستم شایستگی است، می توانید از آن برای انجام این کار استفاده کنید.

Bracken & Rose (2011) چهار معیار موفقیت برای یک فرآیند 360 درجه را به شرح زیر فهرست می کنند:

7.محتوای مرتبط برای نظرسنجی‌های 360 درجه: سؤالات و مجموعه مهارت‌های گنجانده شده و ارزیابی شده در نظرسنجی‌های 360 درجه باید با ارزش‌ها و شایستگی‌های منحصربه‌فرد سازمان شما همسو باشد. به گفته نویسندگان، “ابزارهای استاندارد ممکن است تقریب های خوبی پیدا کنند، اما بهترین تناسب ها از نظرسنجی های شخصی حاصل می شود.”

8.داده های قابل اعتماد: داده های نظرسنجی می تواند توسط چندین کاربر استفاده شود. اینها شامل گیرندگان بازخورد، ارائه دهندگان بازخورد، مدیران، مربیان و منابع انسانی است. داده ها باید دارای اعتبار واقعی و درک شده باشند، به این معنی که دقیق و معتبر باشند . بهترین شیوه‌ها عبارتند از: (1) داشتن ارزیاب‌های کافی، (2) ارزیابی‌کنندگانی که اطلاعات کافی در مورد موضوع دارند، (3) داشتن ارزیابان منتخب توسط آزمودنی (با تایید مدیر)، (4) ابزار حرفه‌ای که رفتارها را اندازه‌گیری می‌کند، (5) ابزاری که ارزیاب را از طریق تصادفی سازی یا جمله بندی معکوس سوگیری نمی کند، (6) یک مقیاس رتبه بندی استاندارد و واضح، و (7) دارای آموزش ارزیاب است.

9.پاسخگویی – فرد باید در قبال بازخورد پاسخگو باشد. یک پیگیری با یک مدیر یا مربی ایجاد کنید. راه‌های غلبه بر مقاومت فرد در برابر تغییر شامل اشتراک‌گذاری بازخورد و اهداف شخصی با دیگران و پیوند دادن پاداش‌ها به تغییر رفتار مطلوب است. مدیران می توانند نقش کلیدی در این فرآیند پاسخگویی داشته باشد.

10.مشارکت آماری – برای اینکه بازخورد 360 درجه موثر باشد، همه باید درگیر شوند. نقطه ضعف 360 این است که کار فشرده است. هر کارمندی به بازخورد دیگران نیاز دارد، بنابراین همه افراد شرکت به افراد زیادی بازخورد می دهند. به همین دلیل، مدیریت باید انتظارات روشنی داشته باشد، برای تکمیل موفقیت آمیز بازخوردها پاسخگو باشد و به ایجاد فضای برابری و انصاف برای همه ذینفعان کمک کند.

هنگام جمع‌آوری بازخورد 360 درجه، مهم است که به خاطر داشته باشید که از اعضای تیم مناسب بازخورد می‌خواهید.

باید از افرادی که به طور خاص با کارمند کار می کنند، سوال پرسید، زیرا آنها می توانند بازخورد صادقانه و دست اول ارائه دهند. اگر از یک همکار خواسته شود که بازخورد بدهد، اما او کارمند را نشناسد یا با او کار نمی کند، بازخورد ارائه شده معنادار یا دقیق نخواهد بود.

Bryan Adelson, مشاور در  Red Clover HR

پرسشنامه بازخورد 360 درجه

برای دریافت بازخورد با کیفیت باید سوالات درستی بپرسید. در ادامه مراحل ایجاد یک پرسشنامه بازخورد 360 درجه را شرح می دهیم :

شایستگی هایی را برای هر عملکرد انتخاب کنید که عملکرد بالا را ارتقا می دهد. هر شغل دارای شایستگی های اساسی است که برای اجرای خوب لازم است. بر شایستگی هایی تمرکز کنید که به بهترین نحو به استراتژی و اهداف سازمان کمک می کند.

نکته : بیش از چهار شایستگی را انتخاب نکنید وگرنه برای کارکنان بسیار دشوار خواهد بود.

تعریف 3 الی 4 رفتار برای هر شایستگی: رفتار یا ابعاد را برای هر شایستگی تعریف کنید. این سوال توسط ارزیاب پاسخ داده خواهد شد. (نمونه های زیر را ببینید.)

با بازخورد باز پایان دهید: در پایان پرسشنامه ، سؤالات باز درباره مهارت هایی که ارزیاب می تواند بهبود بخشد، بگنجانید.

نمونه سوالات بازخورد 360 درجه

خودآگاهی

1. احساسات خود را کنترل می کند حتی در موقعیت های پر فشار.

2.آگاهی از چگونگی تأثیر اقدامات و تصمیمات آنها بر دیگران را نشان می دهد.

3.با اشتباهات و شکست ها به عنوان فرصت های یادگیری برخورد می کند.

4.فعالانه به دنبال بازخورد دیگران در مورد عملکرد خود است.

چه پیشنهادهایی برای کمک به افزایش خود آگاهی ارزیابی شونده دارید؟

نتیجه گرایی

5.اهداف سختی را برای خود تعیین می کند.

6.به دیگران کمک می کند تا به اهداف خود برسند.

7.کار را بر اساس نیازهای سازمانی و مشتری اولویت بندی می کند.

8.به اهداف خود می رسد حتی در مواجهه با موانع و چالش ها.

چه پیشنهادهایی برای کمک به ارزیابی شونده برای بهبود تلاش ها و نتایج او دارید؟

مهارت های رهبری / ظرفیت های بالقوه

9.دیگران را به رشد و یادگیری تشویق می کند.

10.دیگران را برای تعیین و رسیدن به اهداف تشویق می کند.

11.قادر به حل مشکلات است.

12.تعارضات را به درستی حل می کند.

چه توصیه ای برای بهبود مهارت های رهبری ارزیابی شونده دارید؟

ارائه بازخورد موثر مهارتی است که ما یاد می گیریم، نه یک مهارت ذاتی و اگر ارزیابی 360 درجه بخشی از فرهنگ نشده باشد، ناراحت کننده است.برای اینکه بازخورد موثر باشد، باید سیستمی برای جمع آوری و توزیع آن وجود داشته باشد. همچنین باید دستورالعمل‌ها، استانداردهای موفقیت و نمونه‌هایی از یک بازخورد خوب وجود داشته باشد. این چارچوب می تواند به افراد کمک کند تا در ارائه بازخورد احساس راحتی کنند.

نتیجه گیری

با تعهد رهبری و برنامه ریزی دقیق. سیستم بازخورد 360 درجه چیزهای زیادی ارائه می دهد. می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا با نشان دادن دقیق عملکرد و شناسایی مسائلی که نیاز به توجه بیشتری دارند، برنامه‌های توسعه مؤثر کارکنان را ایجاد کنند.

همچنین می توانید با برنامه ریزی دقیق، توضیح واضح و اجرای دقیق، از اشتباهاتی که اغلب یک برنامه بازخورد 360 درجه موفق را تضعیف می کند، اجتناب کنید.