مدیریت عملکرد در سازمان­ ها با رویکردهای متفاوتی اجرا می شوند، برخی از آنها اقدام به اجرای روش­ های پیچیده­ ای از مدیریت عملکرد می ­نمایند که در این روش ­ها از بازخوردهای مستند استفاده می ­کنند. بعضی دیگر از فرم ­های ساده ­ای که در برخی از کتاب ها یافت می ­شود استفاده  می ­کننند و برخی دیگر از روش های رایج استفاده نمی­ کنند.

مدیریت عملکرد کارکنان

مدیریت عملکرد به هر دو طرف یعنی هم به کارکنان و هم به سازمان کمک می ­کند. در صورتیکه مدیریت عملکرد اثر بخش باشد، می ­تواند نقش کلیدی را در ایجاد انگیزه، نگهداشت و توسعه کارکنان ایفا کند. مدیریت عملکرد به کارکنان کمک می ­کند تا دریابند عملکردشان چگونه بوده است و در ساختار سازمانی چه جایگاهی را کسب خواهند کرد. همچنین مدیریت عملکرد می­ تواند به مدیران کمک کند تا اطلاعات دقیق ­تری از عملکرد کارکنان خود بدست آورند و از این طریق بتوانند ارتباط بهتری را با آنان برقرار کنند. از سوی دیگر کمک می ­کند تا بتوانند مهارت­ های مربیگری خود را توسعه دهند.

در صورتیکه مدیریت عملکرد اثر بخش باشد می­ تواند اثر چشمگیری بر عملکرد سازمان داشته باشد تا سازمان بتواند به اهداف خود دست یابد. مدیریت عملکرد چارچوبی ساختارمند ارائه می­ دهد، به گونه­ ای که امکان سنجش نتایج و بازخورد را فراهم می ­کند. در چارچوب ساختارمندی که مدیریت عملکرد ارائه می­ دهد سابقه­ ای برای هر فرد ایجاد می‌شود و امکان توسعه فردی فراهم می­ گردد. از سوی دیگر سوابقی برای هر فرد ایجاد می کند تا در آینده در دسترس سایر سرپرستان قرار گیرد، این امر موجب می­ شود آنان بتوانند تصمیم گیری های منطقی را نسبت به هر فرد اتخاذ نمایند.

مهم نیست که اندازه سازمان چه میزان است و یا فرهنگ سازمان چگونه است، مهم آن است که به مدیریت عملکرد توجه شود. باید در نظر داشت که برای همه سازمان­ ها نمی­ توان یک رویکرد و یک روش مدیریت عملکرد را در نظر گرفت، بلکه می­ بایستی مناسب­ ترین ساختار را برای هر سازمان برگزید. در این مقاله در خصوص ابعاد گوناگونی که در توسعه و اجرای مدیریت عملکرد دخیل هستند صحبت خواهیم کرد تا شما بتوانید با انتخاب بهترین روش، بهترین نتیجه را بدست آورید.

 

نگاهی هم به این مقاله بیندازید
مربیگری در مدیریت عملکرد (Coaching)

اهداف مدیریت عملکرد کارکنان

  1. ارتقای مهارت و توانمندی های کارکنان
  2. تشخیص نقاط قوت و قابل بهبود کارکنان
  3. انطباق عملکرد کارکنان با استراتژی ها و برنامه های راهبردی و عملیاتی سازمان
  4. برنامه ریزی بهبود مستمر برنامه ها و توسعه سرمایه های انسانی
  5. فراهم آوردن ساز و کار عادلانه ای جهت تخصیص امتیازات و تخصیص پاداش عملکرد
  6. فراهم آوردن زمینه رشد، بالندگی، جانشین پروری، گردش صحیح شغلی و از همه مهمتر آموزش مادام العمر برای کارکنان

مدیریت عملکرد کارکنان چیست؟

مدیریت عملکرد، یک رویکرد نظام مندی است که عملکرد هر فرد در برابر اهداف سازمان پایش می­ شود تا از طریق آن موقعیت­ های توسعه شناسایی گردد. مدیریت عملکرد را می ­توان به صورت متناوب، قانونمند و مستمر و بیش از یکبار در سال اجرا نمود. مدیریت عملکرد مناسب باید به صورت مستمر انجام شود.

 

مدیریت عملکرد را باید از کجا برای سازمان شروع کرد؟

انتظارات خود را تدوین کنید. باید در نظر داشت که سنجش عملکرد بدون تدوین اهداف و انتظارات امکان پذیر نیست. به عنوان مثال یک تیم ورزشی را در نظر بگیرید. اهداف و انتظارات کاملاً شفاف و روشن است و هدف دستیابی به پیروزی است. هر یک از اعضای تیم در تلاش هستند که امتیاز آور باشند و یا مکمل یک بازیکن خاص باشند، سرعت خود را افزایش دهند و تیم را در شرایط مناسبی قرار دهند تا امتیاز مطلوبی را بدست آورند. در این وضعیت پایش عملکرد افراد تیم، به صورت روزانه انجام می ­گیرد و پیشرفت آنان قابل سنجش است. در صورتیکه اهداف و انتظارات بالاتر از سطح توانایی اعضای تیم تدوین شود، بی ­تردید اعضای تیم برای رسیدن به آن اهداف می بایستی عملکرد خود را ارتقاء دهند و تلاش کنند تا بازی ، استقامت، سرعت و قدرت آنها بهبود یابد.

رصد کردن عملکرد، با یک رویکرد مشابه مربوط به کارکنان مربوط نمی­ شود. بلکه باید اهداف کلی سازمان تدوین شود، به نحوی که اهداف کوچک­تر و مشخص ­تر نیز در آن لحاظ گردد مانند: اهداف سود سازمان، ارائه خدمات پس از فروش به مشتریان و یا ارائه محصولات با بهترین کیفیت. اگر سازمان اهداف خود را تدوین کند، می ­تواند برای هر هدف خاص تیم سازی نماید، تا از این طریق به بهترین نتیجه دست یابد.

اهداف فردی برای هر کارمند به دو دسته تقسیم می­ شود. یک دسته نتایج خاص و دسته دیگر شامل گرایش­ها و رفتارها می­ باشد که از طریق آنها به نتایج مشخص شده دست می ­یابد. برای روشن شدن مطلب به مثال زیر توجه کنید: در نظر بگیرید که سازمان در نظر دارد به فروش سالانه سی میلیارد تومان دست یابد. بدین منظور ­باید یک سلسله فعالیت و اقداماتی را انجام دهد تا به هدف تدوین شده دست یابد. از جمله این اقدامات، استخدام مدیر فروش، برنامه ریزی، پیش بینی و توسعه مشتریان است. برای آن که بتوان دریافت قسمت فروش توانسته است به اهداف نزدیک گردد، باید به صورت مستمر مورد پایش قرار گیرد. آنچه مورد ارزیابی قرار می گیرد، مهارت­ها، گرایش­ها و رفتارهایی است که منجر به نزدیک شدن به اهداف می­ شوند.

 

نگاهی هم به این مقاله بیندازید
اولین حلقه از چرخه مدیریت عملکرد کارکنان

 

تدوین برنامه­ های سازمان بر اساس سیاست و فرهنگ سازمان

در صورتیکه برای هر یک از کارکنان اهدافی را تعیین نموده اید باید تأکید کنید که این اهداف در برنامه شما مشخص شده ­اند. در صورتی که سازمان در حال گسترش و توسعه باشد می بایستی اطلاعاتی بر اساس طراحی توسعه­ای و فرآیندهای جدید دریافت شود. یک روش مدیریت عملکرد کارآمد آن است که ضمن آنکه منطبق بر فرهنگ سازمانی باشد، باید بتواند نیازهای سازمان شما را نیز برطرف نماید. همچنین مدیریت عملکرد، زمانی می­ تواند کار آمد باشد که قابلیت به روز شدن را به گونه ­ای داشته باشد تا در صورت تغییر رویکرد تجارت سازمان با حفظ اخلاق حرفه ای و تبدیل شدن به جزئی از اداره سازمان ارتقاء یابد.

چگونه می­توان با عملکرد غیر قابل قبول در چارچوب مدیریت عملکرد ارتباط برقرار کرد؟

زمانی که با عملکردی غیر قابل قبول مواجه می­ شوید به عنوان مثال: پروژه جاری سازمان با مشکل مواجه می­ شود و یا یکی از کارمندان در جلسه کارکنان رفتار نابهنجاری از خود نشان می­ دهد، بجای آنکه منتظر فرصت بهتری باشید و یا در ارزیابی سالانه اعلام نمایید، به سرعت واکنش نشان ­دهید. در صورتیکه شما نتوانید به درستی فرد خاطی را مورد مواخذه قرار دهید، او هرگز درک درستی از اشتباه خود نخواهد داشت و یا اینکه کار خود را با عملکردی ضعیف ادامه خواهد داد. شما به عنوان یک مدیر باید دیدی عمیق نسبت به مشکلات پیش آمده داشته باشید. در صورت بروز مشکل از سوی یکی از کارکنان وی را به دفتر خود فرا نخوانید و او را با چنین  جملاتی «چرا چنین خطایی رخ داد» و «دیگر نمی­ خواهید این اشتباه تکرار شود» مورد خطاب قرار ندهید. بلکه برنامه ای دو طرفه داشته باشید به گونه­ای که هر دو طرف درک درستی از اشتباه پیش آمده داشته باشند و هر دو به دنبال راهکاری برای حل مشکل باشند. در چنین مواقعی گام های زیر پیشنهاد می شود :

  • ابتدا مشکل را مطرح کنید و از کارمند خود بخواهید توضیح دهد که چگونه این مشکل اتفاق افتاد،
  • به پاسخ کارمند خود گوش دهید،
  • از کارمند خود بخواهید پیشنهاد یک راه حل در خصوص مشکل پیش آمده بدهد و یا اینکه پیشنهادی در خصوص عدم تکرار آن ارائه نماید،
  • با برنامه ارائه شده موافقت کنید، برنامه­ ای که ممکن است منابع بیشتری را شناسایی کند و یا اطلاعات بیشتری را ارائه نماید،
  • به کارمند خود اطمینان دهید که از او حمایت می­ کنید و عملکرد وی می­ تواند بهبود یابد،
  • برنامه پیشنهادی را از طریق ایمیل و یا حافظه خود مستند سازی کنید و به صورت مستمر رصد کنید. در نظر داشته باشید که این مستند سازی نباید جنبه رسمی به خود بگیرد؛ بلکه فقط باید همسو با انتظارات شما باشد.

در صورتیکه بهبودی در عملکرد رخ نداد، نیاز است تا از چارچوب نظام مندتری استفاده شود. کارفرمایان معمولاً از عبارت « فرآیند بهبود» استفاده می­ کنند. فرآیند بهبود به فرآیندی گفته می­ شود که هنگام وقوع مشکل و یا تخلف درگام­ های بهبود برداشته شوند. این نظریه به تصحیح مشکل عملکردی توجه دارد و نه آنکه فرد خاطی احضار شود و یک سابقه منفی و کتبی در پرونده وی درج گردد.

فرایند بهبود باید به کارمند درک درستی از بهبود ارائه دهد و به وی گوشزد نماید که فرآیند بهبودی که در حال انجام است دائمی نیست، مگر آنکه گام­های مشابه قبل برداشته نشود.

فرآیند بهبود به میزان مشکل و یا تخلف باز می­ گردد. در این مورد می­ توان از موارد مشابه گذشته نیز، استفاده کرد. همچنین باید به سابقه خدمت فرد در سازمان و حتی تاریخچه خطاهای وی نیز توجه کرد. این فرآیند برای کارکنان ساعتی و مدیران قابلیت اجرا ندارد. برای کارکنان ساعتی روند اصلاح بدین گونه است: اخطار شفاهی- اولین اخطار کتبی – آخرین اخطار کتبی –  کاهش پرداخت حقوق و در نهایت اخراج فرد. در خصوص فرآیند بهبود مدیران بدین گونه عمل می­ شود که با آنان در خصوص عملکرد ضعیف صحبت می­ شود و این صحبت یا به صورت یک مدرک کتبی مستندسازی می ­شود و یا به صورت شفاهی در حافظه مدیران ارشد باقی می نماید. در صورت تکرار پی در پی و یا عدم تلاش در جهت اصلاح آن ممکن است همکاری با وی خاتمه پذیرد. در اینجا به چند نمونه خاتمه همکاری بدون نیاز به تشکیل جلسه برای فرآیند بهبود اشاره می ­کنیم: دزدی، تقلب، استفاده از داروهای غیر قانونی در محل کار و نهایتاً داشتن برخورد فیزیکی در محل کار.

مستند سازی از مهمترین گام های اصلاح عملکرد می ­باشد. در اخطار کتبی، علت رفتار و میزان آن خطا ذکر می گردد و در آینده نیز اگر به آن رجوع شود می­ توان به آن استناد نمود. اخطار کتبی باید هم توسط کارفرما و هم توسط کارمند امضا شود و یک نسخه به فرد داده شود و یک نسخه در پرونده پرسنلی وی بایگانی گردد.