تهیه شرح شغل (Job Description) برای مدیران منابع انسانی همیشه یکی از وظایف سخت بوده است و اکثر مدیران تا وقتی که اجباری برای انجام این کار نداشته باشند، سعی می کنند سراغش نروند. در این نوشته سعی داریم به تعریف شرح شغل و نحوه نوشتن آن بپردازیم و ضرورت و کاربرد شرح شغل را در بهبود فرآیندهای منابع انسانی برشماریم.
همانطور که در مقاله وظایف مدیریت منابع انسانی اشاره شد، یکی از وظایف مدیران منابع انسانی تهیه شرح شغل می‌باشد. شرح شغل از تجزیه و تحلیل شغل به دست می‌آید و شامل اطلاعاتی در مورد نوع کار، محل کار، میزان حقوق، شرح وظایف و مسئولیت‌ها و سایر اطلاعات مربوط به شغل می‌باشد.
شرح شغل با زبان ساده نوع، ماهیت، وظایف، مسئولیت ها و موقعیت شغل را توضیح می‌دهد و با بیان جزئیات کار از اینکه هر فرد در موقعیت شغلی خود، چه کاری را به چه نحوی و برای دستیابی به کدام اهداف، مأموریت و چشم‌انداز سازمان انجام می‌دهد، مشخص می کند.
اهمیت و کاربرد شرح شغل
برای شرح شغل کاربردهای بسیار زیادی می‌توان نام برد از جمله تعیین میزان حقوق و رتبه شغلی، سنجه ای برای مدیریت عملکرد، سازماندهی عناوین و مشاغل موجود در سازمان و…
همانطور که میدانید، تهیه شرح شغل پیش نیاز بیشتر فرآیندهای مدیریت منابع انسانی است. با استفاده از شرح شغل، تعریف شغل و الزامات آن مشخص می‌شود و در اولین گام فرد متقاضی کار با توجه به شرایط احراز موجود در شرح شغل سنجش و انتخاب می‌شود.
اهداف و جزئیات شغل برای پرسنل شفاف و مکتوب شده و شرح وظایف منبع و ملاک نحوه عملکردشان قرار می‌گیرد و با استفاده از آن معیارها، عملکردشان ارزیابی و مدیریت می‌شود.
فاصله میان دانش و توانمندی های هر فرد و آیتم های شرایط احراز شغل، ملاکی برای نیازسنجی آموزشی و طراحی دوره های آموزشی قرار می‌گیرد. مسیر پیشرفت شغلی تعیین می‌شود. ارتباطات درون سازمانی و مدیران بالادستی هر شغل مشخص می‌گردد و به همین ترتیب سایر امور مدیریت منابع انسانی به شرح شغل وابسته هستند.
نکته اصلی برای نوشتن شرح شغل، رعایت تعادل در ارائه جزئیات است تا هم برای خواننده قابل فهم و درک باشد و هم بیش از حد نیاز طولانی نباشد.
امروزه نمونه‌ها و قالب‌های زیادی برای نوشتن شرح شغل در دسترس هستند لیکن باید بدانیم که شرح شغلها باید به طور اختصاصی برای مشاغل هر سازمان طراحی شوند تا هم واقعی و کاربردی بوده و هم به عنوان مزیت رقابتی در مرحله استخدام باعث جذب افراد قوی به سازمان ما شود.
طراحی شرح شغل
گام اول: تجزیه و تحلیل شغل
این فرآیند شامل جمع آوری، بررسی و تفسیر داده ها در مورد وظایف شغلی است و این فرآیند اطلاعات دقیقی در مورد هر شغل فراهم می‌کند تا سازمان بتواند عملکرد درستی داشته باشد. تجزیه و تحلیل شغل شامل مراحل زیر است:
- مصاحبه با کارمندان جهت فهمیدن اینکه دقیقا چه کارهایی انجام می‌شود.
- مشاهده نحوه انجام کار توسط کارمندان
- پر کردن فرم های پرسشنامه یا کاربرگ
- جمع آوری داده ها در مورد شغل از سایر منابع موجود مانند بررسی کتابچه راهنمای مشاغل و …
نتایج به دست آمده باید پس از مستندسازی توسط شاغلین فعلی و سرپرستانشان بازبینی شود و هر گونه تغییر در مورد دانش، مهارت ها، توانایی‌ها، خصوصیات جسمانی، فاکتورهای محیطی، میزان تجربه و … در صورت لزوم اعمال شود.
دانش: درک و فهم عمیق اطلاعاتی که با تجربه یا مطالعه به دست آمده‌اند.
مهارت: شایستگی موجود و قابل مشاهده که به سبب انجام یک فعالیت آموخته شده است.
توانایی: شایستگی برای انجام یک رفتار قابل مشاهده یا رفتاری که منجر به تولید یک محصول قابل مشاهده می‌شود.
خصوصیات جسمانی: ویژگی‌های جسمی که یک فرد برای انجام وظایف شغلی خود باید داشته باشد.
عوامل محیطی: شرایط کاری (داخل یا خارج از سازمان)
مدارک تحصیلی یا میزان تجربه: حداقل سطح تحصیلات، تجربه و گواهینامه های قابل قبول برای هر جایگاه شغلی
گام دوم: مشخص کردن فعالیت های اصلی هر شغل
پس از تجزیه و تحلیل شغل که استاندارد عملکرد برای یک کار خاص مشخص شد باید کارکردهای اساسی هر موقعیت شغلی تعریف شود:
- اطمینان از اینکه وظابف و فعالیت ها به عنوان بخشی از عملکرد شغل واقعا ضروری هستند و یک الزام برای انجام کار می باشند.
- تعداد دفعات تکرار هر وظیفه و زمانی که برای هر وظیفه صرف می‌شود را مشخص کنید.
- عواقب عدم انجام هر وظیفه را تعیین کنید که آیا انجام این وظیفه برای کارفرما بدون اثر است یا اینکه منجر به عواقب شدیدی خواهد شد.
- مشخص کنید که آیا می‌توان وظیفه را دوباره طراحی کرد یا به روش دیگری انجام داد یا خیر.
- مشخص کنید که آیا می‌توان وظیفه را به کارمند دیگری واگذار کرد.
پس از تعریف کارکردهای اساسی، کارفرما می‌تواند تعیین کند که آیا عملکردها ضروری هستند یا حاشیه ای.
گام سوم: اطلاعات بدست آمده را به طور مختصر و مفید تنظیم کنید
ساختار شرح شغل ممکن است در سازمان های مختلف متفاوت باشد، اما تمام شرح شغلها در یک سازمان باید به طور یکنواخت و یکپارچه استاندارد سازی شده باشند تا ظاهر مشابهی داشته باشند. عناوینی که جهت استاندارد سازی باید به کار روند بدین ترتیب هستند:
عنوان شغلی: نام موقعیت شغلی
طبقه بندی: سطح شغل در طبقه بندی مشاغل مورد تأیید وزارت کار
سطح دستمزد/ گروه شغلی/ سطح جبران خدمت: در واقع گروه یا محدوده دستمزدی که در آن مشاغل با ارزش یکسان قرار می‌گیرند و حداقل و حداکثر حقوق بازه مشخصی دارد.
سرپرست یا مدیر بالادستی: عنوان موقعیتی که به عنوان سرپرست مشخص شده و فرد شاغل باید به آن پوزیشن گزارش بدهد.
تاریخ: تاریخ زمانی که این شرح شغل نوشته شده یا آخرین بازبینی روی آن انجام شده است.
خلاصه شغل / هدف: خلاصه ای از شغل یا هدف کلی از آن انجام این شغل.
شرح وظایف یا کارکردهای ضروری: کارهایی که شاغل در این شغل به عنوان وظایفش به طور مرتب و پیوسته انجام می‌دهد و واقعا لازم و ضروری هستند.
شایستگی: شامل دانش، مهارت و توانایی
مسئولیت های نظارتی: سطوح شغلی و کارهایی که نظارت بر آنها بر عهده این شغل می‌باشد.
محیط کار: ویژگی های محیط کار مثل دمای هوا، میزان نویز و آلودگی صوتی، محیط داخل یا خارج از فضای کار و یا هر عاملی که می‌تواند بر روی عملکرد انسان تأثیر داشته باشد.
توانمندی های فیزیکی و جسمی: توانمندی های جسمی مورد نیاز شغل مثل خم شدن، نشستن، بلند کردن اجسام، رانندگی و ….
نوع موقعیت کار و تعداد ساعات مورد انتظار کار: کار تمام وقت یا پاره وقت، ساعت کار معمول اداری و شیفت های کاری، تعداد روزهای کاری در هفته و امکان نیاز به اضافه کاری می‌باشد یا خیر.
سفر کاری: میزان سفرهای کاری مورد نیاز شغل، مقصدهای سفر، مانند سفرهای داخلی و یا سفرهای خارجی، و اینکه آیا سفر به صورت چند روزه است یا یک روزه.
تحصیلات و میزان تجربه مورد نیاز: مدرک تحصیلی و سوابق و تجربیات مورد نیاز در حوزه مرتبط با کسب و کار و الزامات مرتبط با شغل.
گواهینامه ها و تجربیات خاص: داشتن توانایی خاص و گواهینامه های خاص در رابطه با الزامات یک صنعت مثلا توانایی کار با ماشین آلات و تجهیزات و ابزار تخصصی و … .
گام چهارم: اضافه کردن بندی جهت رفع ادعا و مسئولیت
ایده خوبی است که بندی را به شرح شغل اضافه کنیم تا نشان دهد این شرح شغل به شکل جامع و فراگیر تمامی وظایف و فعالیت ها و مسئولیت های کارمند را شامل نمی‌شود. وظایف، مسئولیت ها و فعالیت های شغل ممکن است تغییر کند و یا موارد جدید به آن اضافه شود که ممکن است به صورت مکتوب و یا شفاهی به کارمند ابلاغ گردد.
گام پنجم: در شرح شغل بخشی را برای امضا در نظر بگیرید
وجود امضاها در بخش پایانی فرم شرح شغل برای اعتبار بخشی به فرم بسیار مهم است و نشان می‌دهد فرم مورد تایید بوده و کارمند وظایف، مسئولیت ها و کارکردهای اساسی را درک کرده است. این امضاها شامل امضای کارمند و سرپرست می‌باشد.
گام ششم: نهایی سازی شرح شغل
پیش‌نویس شرح شغل باید برای بررسی و تصویب نهایی به سرپرست و مدیریت عالی ارائه گردد و بررسی پیش‌نویس این شانس را به ما می‌دهد تا قبل از تصویب نهایی بتوانیم جزئیات را مرور و اضافه و کم کنیم.
شرح شغل ها پس از نهایی سازی باید در یک مکان امن نگهداری شوند و از نسخه های کپی برای شاغلین، روند مصاحبه، بررسی پاداش و ارزیابی عملکرد و سایر امور سازمان استفاده شود.
ثبت ديدگاه