یکی از ویژگی های طرح های طبقه بندی مشاغل طراحی نمودار سازمانی بر اساس شغل است.به عبارت دیگر، پست های سازمانی به صورت شغل، ارزیابی شده و مجموعه طرح طبقه بندی مشاغل شغل ها را تشکیل می دهند. از معایب این روش، وابستگی سازمان پست با طرح طبقه بندی مشاغل است به گونه ای که همواره یکی تابع دیگری است. هر گاه تغییراتی در سازمان ایجاد شود، ناگزیر منجر به تغییر در طرح طبقه بندی مشاغل می گردد.
بدین لحاظ مدیران این موضوع را به عنوان یکی از مشکلات اجرایی طرح های طبقه بندی مشاغل تلقی می کنند به ویژه در سطوح سرپرستی (به مفهوم عام) که گاه لازم است از نظر سازمانی تغییراتی چه در مورد شاغلین و چه در مورد سازمان ایجاد شود. برای رفع این مشکل و استقلال نمودار سازمانی از طرح طبقه بندی مشاغل، روش جدیدی در سالهای گذشته پیشنهاد و مورد استقبال مدیران و کارکنان قرار گرفته که به روش تفکیک پست از شغل موسوم است. نخست به تعریف برخی مفاهیم می پردازیم تا تفاوت های مفهومی در این مقوله روشن تر شوند.
الف – تعریف کار: کار عبارت است از فعالیت یا مجموعه فعالیت هایی که نتیجه آن تغییر، ایجاد یا تولید کالا و یا خدمتی باشد که دارای ارزش اقتصادی است.
ب – تعریف شغل: کار تعریف شده را شغل می گوئیم. به عبارت دیگر، شغل همان کار است که حدود آن مشخص شده است. بدین ترتیب می توان گفت شغل عبارت است از مجموعه ای از وظایف و مسئولیت های همگون و مشابه که برای تحقق هدفی مشخص به عنوان کار واحد شناخته می شود و انجام آن با داشتن مهارت لازم و از پیش تعریف شده از عهده یک نفر برمی آید. می توانیم شغل را ظرف کار تعریف کنیم.
ج- تعریف پست: پست یا سمت عبارت از جایگاه و موقعیتی است که شغل در سازمان تشکیلاتی در آن قرار می گیرد و امکان می یابد تا شاغل آن در آنجا ایفای نقش کند. به عبارت دیگر پست تبلور و عینیت شغل در مجموعه هدف با اهداف سازمانی است. بدین ترتیب، شغل در قالب پست معنای خويش را می یابد. در عین حال عنوان شغل و عنوان پست ممکن است یکی باشد یا نباشد.
در یک سازمان به تعداد افراد (که برای تحقق هدف وجودی سازمان لازم است) پست وجود دارد اما تعداد شغل ها ممکن است (و غالبا ایجاب می کند) که کمتر از تعداد پست ها باشد.
فزونی تعداد پست ها نسبت به تعداد شغل ها از آنجا ناشی می شود که حجم کمی یک نقش مختلف همزمان تکرار شود. سازمانی بیش از ظرفیت کاری یک نفر است و یا لازم است که یک نقش در انتظام سازمانی در جاهای مختلف تکرار شود.
اما در شرایطی که (به ویژه در سازمان های کوچک) حجم کمی مجموعه ای از نقش ها مساوی یا قابل توجیه است کمتر از ظرفیت کاری یک نفر باشد، همگن سازی پست ها نیز با استفاده از راه کارهای قانونی عملی و قابل توجیه است.
تخصیص پست به شغل
در روش تفکیک پس از شغل، هر تعدادی پست مشابه، به یک شغل (طبقات مختلف شغل)، تخصیص می یابند. بنابراین در روش تفکیک پست از شغل، لازم است که
الف – عنوان عام و جامعی برای شغل برگزیده شود، که با عناوین پست هایی که به آن تخصیص داده می شوند، هم خوانی و هماهنگی داشته باشد. به طور مثال وقتی شغل با نام “متصدی فنی” موسوم می شود، از آن انجام فعالیت های فنی استنباط می شود و في المثل نه اداری یا مالی
ب – تعريف جامعی از شغل ارائه شود. به نحوی که این تعریف در برگیرنده فعالیت هایی که در قالب پست های قابل تخصیص در آن جای می گیرند باشد.
ج – شرح وظایف شغل به صورت جامع و کلی نوشته شود. به نحوی که از این شرح وظایف بتوان وظایف خاص هر پست را استخراج و تنظیم نمود. به عبارت دیگر بستر و زمینه شرح وظایف پست، در شرح وظایف شغل وجود داشته باشد.
د- شرایط ارتقاء در شغل (با حفظ پست)، مشخص شود. در اینجا می توان عواملی چون توقف منطقی در طبقه زیرین، انجام آزمون مهارت و امثال آنها را در شرایط ارتقاء پیش بینی کرد.
ه- شرح وظایف خاص هر پست و با رعایت همخوانی این وظایف با وظایف شغل تنظیم شود.
با توجه به مراتب فوق، می توان گفت که تخصیص پست به شغل، یعنی اینکه پست مربوط با توجه به وظایف و مسئولیت ها و مهارت هایی که برای تصدی آن لازم است، در قالب چه شغلی قرار می گیرد. البته، با توجه به لزوم تعیین محدوده لازم برای تخصیص پست ها به شغل ها و جلوگیری از ناهماهنگی و برداشت ها و استنباط های غیر مربوط، لازم است در صورت استفاده از روش تفکیک پست از شغل جدول تخصیص پست ها به شغل ها، به شرح جدول شماره ۳ (نمونه) تنظیم و ضمیمه طرح طبقه بندی مشاغل شود.
توضیح این نکته ضروری است که در روش تفکیک پست از شغل، برای دستیابی به شرح وظایف شغل، ابتدا شرح وظایف پست ها تهیه و با استفاده از آنها شرح وظایف کلی شغل استخراج می شود. ضمن آنکه ممکن است، مشاور مربوط به طریق دیگری هم عمل کند.
مزایای تفکیک پست از شغل
روش تفکیک پست از شغل، برای کارکنان و کارفرما دارای مزیت هایی است از جمله
الف: مدیریت، در جابجایی و تغییر پست افراد در محدوده شغل مجاز است و نیاز به کسب موافقت از شاغل یا تصویب کمیته طبقه بندی مشاغل را ندارد.
ب: با عنایت به این که برای پست، گروه تعیین نمی شود لذا شاغل می تواند بدون محدودیت تا بالاترین طبقه (گروه) شغل مورد تصدی خود ارتقاء یابد.
ج: در مواردی ممکن است کارفرما، مصلحت بداند که پستی مدیریتی و یا سرپرستی را به شخصی که سایر قابلیت های لازم را دارد ولی به هر دلیل در گروه پایین تری در شغل مربوط قرار دارد واگذار نماید که استفاده از روش تفکیک پست از شغل، این امکان را به وی می دهد. بدون آنکه لازم باشد گروه وی به تبع این انتصاب افزایش یابد.
د: مزایای پست (برای پست های سرپرستی و مدیریت) با ضریبی بیشتر از ضریب ریالی جدول مزد تعیین می گردد و این امر موجب ایجاد انگیزه بیشتر برای قبول مسئولیت ها از ناحیه شاغل است ه: تعیین مزایای پست مناسب برای پست های مدیریتی از تقاضای خروح مدیران از شمول جدول مزد و طرح طبقه بندی مشاغل پیشگیری می کند.
و: نمودار سازمانی به میزان قابل توجهی از طرح طبقه بندی مشاغل مستقل می شود و امکان تغییر در آن بدون در ساختار شغلی برای کارفرما فراهم می شود.
البته در مواردی که تغییر نمودار سازمانی موجب ایجاد مشاغل جدیدی می گردد، لزوم ارزیابی و الحاق مشاغل جدید یا اصلاحی پس از کسب مجوز از وزارت
تعاون، کار و رفاه اجتماعی وجود دارد.
ز: کارفرما می تواند ضوابطی را جداگانه برای ارتقاء گروه و انتصاب تهیه و به عنوان ضوابط داخلی در این مورد از آن استفاده نماید.
معایب تفکیک پست از شغل
نخست آن که این احتمال وجود دارد که گروه شغلی یک مدیر، رئیس یا سرپرست، از برخی افراد زیر دست خود کمتر باشد. در این مورد باید گفته شود که این نکته از ایرادات این روش نیست زیرا اولا مافوق مزبور مزایای پست دریافت می دارد که فرد زیردست او از این مزایا برخوردار نیست و یا مزایای کمتری دارد، در عین حالی که فرد زیر دست، قطعاً شرایطی از جمله تجربه و تحصیل و سابقه بیشتری از مافوق خود دارد و داشتن گروه بالاتر استحقاق اوست.
دوم آن که ممکن است گفته شود که به لحاظ اختیاری که کارفرما در تغییر پست افراد دارد. نوعی عدم تضمین پستی و نگرانی از این بابت برای شاغل ایجاد می گردد که در این باره نیز باید گفته شود که تعیین پست به ویژه پست های مدیریتی از حقوق ذاتی کارفرماست و نمی توان او را از این حق محروم ساخت.
منبع : کتاب ارزشیابی و طبقه مشاغل استاد ابوالقاسم کرم بیگی
