طراحی شغل

تحولات تکنولوژیکی در این زمینه بسیار تأثیر گذار بوده است، زمانی طراحی شغل متناسب با تولید انبوه متداول بود و امروزه با ظهور فناوری های جدید عوامل متفاوتی در طراحی شغل در نظر گرفته می شود.

پس از تحلیل شغل، باید طراحی شغل را انجام داد. اطلاعات به دست آمده از تحلیل شغل ممکن است مشکلات و کاستی هایی را نشان دهد که باز آرایی، تجدید نظر و طراحی دوباره آن را ایجاب نماید. در یک تعریف کلی، طراحی شغل یعنی مشخص کردن و در کنار هم قرار دادن وظایفی که به صورت یک “واحد کاری” توسط یک فرد با مهارت ها و قابلیت های خاص قابل انجام است و انجام آن بخشی از نیازهای سازمان را برطرف می کند.

یک مسئله بسیار اساسی در این تعریف چگونه مشخص کردن و چگونه در کنار هم قرار دادن است. برای طراحی مشاغل بهترین روش وجود ندارد و در موقعیت های مختلف، رویکردهای متفاوتی از جمله چهار رویکرد متداول مدیریت علمی، انگیزشی، سیستمی و ارگونومیک به کار گرفته می شود.

1-رویکرد مدیریت علمی :

رایج ترین شیوه برای طراحی مشاغل، روش مدیریت علمی تیلور (۱۹۱۰) است. تیلور معتقد بود که تقسیم کار مبتنی بر تخصص باید مبنای طراحی مشاغل قرار گیرد تا کارکنان، بیشترین بازدهی را داشته باشند.

در روش تیلور بهترین نوع طراحی شغل آن است که با استفاده از روشهای حرکت سنجی و زمان سنجی، حركات اضافی در انجام آن حذف شده باشد.این روش برای مشاغل تکراری و ساده بسیار مناسب است. شاغلان باید فنون و مهارت های خاص هر شغل را آموخته باشند و ابزار و وسایل کار باید در دسترس آنان قرار داده شود، طوری که از حرکات غیر ضروری کاسته شود.

در این روش ، طراحی کار با هدف کارایی موجب کاهش هزینه و افزایش ستاده و همچنین موجب خستگی کمتر می شود. به کار گیری مهندسی صنایع برای ساده کردن کار، پیچیدگی را کمتر و آموزش آن را راحت تر و سریع تر می کند.

از منظر مهندسی صنایع که نسخه امروزی مدیریت علمی تیلور است، وظایت متعدد و ساده و کوچک در کنار هم قرار می گیرند و شاغل باید به طور سریع آنها را انجام دهد، چرا که مهارت فرد در اثر تکرار آن بسیار بالا می رود و شغل به گونه ای طراحی می شود که هر گونه حرکت و فعالیت غير ضروری حذف شود.

2-رویکرد انگیزشی :

 نظریه دو عاملی، تقسیم کار به اجرای کوچکتر پیامدهای منفی همچون بی انگیزگی، نارضایتی، خستگی، فشارهای روانی و کاهش عملکرد کارکنان را در پی دارد. بر اساس رویکرد انگیزشی، مشاغل باید به گونه ای طراحی شود که رضایت و انگیزه کارکنان افزایش یابد.

 فردریک هرزبرگ دو سری عوامل نگهدارنده و انگیزاننده را از هم متمایز کرده است. فقدان عوامل نگهدارنده باعث نارضایتی می شود ولی وجود آنها تأثیری در رضایت ندارد، اما وجود عوامل انگیزاننده باعث رضایت شغلی می گردد. بر اساس این نظریه روش هایی برای غنی سازی شغل به اجرا در می آید و با تفویض اختیار به کارکنان، اهمیت شغل افزایش می یابد.

علاوه بر نظریه دو عاملی، نظریه فعال سازی معتقد است که باید با ایجاد تنوع در کار، کارکنان را فعال تر کرد. بر اساس این نظریه تمرکز و دقت انسان در مقابل محرک های تکراری و یکنواخت، کاهش و در مقابل محرک های متنوع و غیر یکنواخت افزایش می یابد.

بنابراین، وظایف ساده، یکنواخت و تکراری که معمولا حاصل رویکرد مدیریت علمی اند موجب خستگی و بی علاقگی فرد می گردند و تنوع در کار باید مبنای طراحی مشاغل باشد.

مدل ویژگی های شغل:

مدل ویژگیهای شغلی را هاکمن و الدهام (۱۹۸۰) ارائه کردند. بر اساس این نظریه کارکنان هنگامی برای انجام کار انگیزه دارند که احساس کنند شغلشان با معنی و ارزشمند است. در نظریه ویژگی های شغل به ابعاد زیر در طراحی شغل توجه      می شود:

۱. تنوع مهارتی: انجام کار باید مستلزم مجموعه ای از مهارت ها و توانایی های متنوع باشد.

٢. هویت وظیفه: کارکنان به جای انجام جزئی از کار باید یک کار را به طور کامل انجام دهند و کار هویت خاصی برای آنها داشته باشد.

٣. اهمیت وظیفه: کار باید از نظر مسئول انجام آن و دیگران در داخل و خارج از سازمان مهم تلقی شود.

۴. استقلال: شغل باید به گونه ای طراحی شود که شاغل آن استقلال و آزادی عمل و قدرت تصمیم گیری داشته باشد.

5. بازخور: طراحی شغل باید طوری باشد که امکان بازخور از عملکرد برای فرد فراهم شود.

هر چقدر این پنج مولفه در یک شغل بیشتر باشد شغل انگیزاننده تر خواهد بود. تنوع، هویت و اهمیت در شغل باعث احساس ارزشمندی در کارکنان می شود و حس می کنند که کار مهمی دارند. استقلال، آزادی عمل و تصمیم گیری در شغل باعث می شود فرد مسئولیت نتیجه کار را بپذیرد و وجود بازخور موجب آگاهی فرد از نتایج واقعی عملکردش می شود. نتیجه طراحی شغل با در نظر داشتن این پنج عامل موجب افزایش انگیزه، کیفیت، رضایت شغلی، و رفتارهای مطلوب شهروندی می شود.

توسعه شغلی یعنی گسترش انواع وظایفی که در یک شغل انجام می شود، ارتقای شغلی یعنی بزرگ کردن شغل با ترکیب چند شغل ساده مرتبط به هم طوری که شغل جدیدی با دامنه وظایف وسیع تر شکل گیرد، چرخش شغلی یعنی چرخش فرد در مشاغل مختلف به منظور تنوع، و غنی سازی شغلی یعنی توانمندسازی کارکنان با افزایش قدرت تصمیم گیری و اختیارات و مسئولیت ها نمونه هایی از کاربرد مدل ویژگی های شغل در سازمان ها است.

البته ایجاد تیم های کاری خود گردان، ساعات کار شناور، تسهیم شغل بین دو نفر و کار از راه دورنیز با توجه به مضامین مدل ویژگیهای شغلی در سال های اخیر توسعه یافته است.

٣. رویکرد سیستمی:

از منظر تفکر سیستمی، تقسیم فعالیت ها به بخش های کوچک و ساده درست نیست و انگیزه کارکنان را از بین می برد و بهتر است مجموعه ای ازکارهای مهم، متنوع و منعطف به تیمی از افراد واگذار شود. از نگاه سیستم های فنی- اجتماعی نیز اهمیت عوامل اجتماعی در طراحی مشاغل مورد تأکید قرارمی گیرد.

در رویکرد سیستمی، کار از نظر کارکنان، سرپرستان، مدیران و متخصصان بررسی می شود و تأثیر فعالیت هر یک از افراد در فرایند کلی کار مورد بحث قرار می گیرد. سیستم کار طوری طراحی می شود که همزمان نیازهای فنی و نیازهای اجتماعی برآورده گردد.

از نظر کارکنان، شغل زمانی خوب طراحی شده است که: ساده و یکنواخت و تکراری نباشد و انجام دادن آن به توان فکری نیاز داشته باشد؛ تنوع و آزادی داشته باشد و امکان رشد و پیشرفت شاغل را فراهم کند. مثلا به جای اینکه واحدی در سازمان برای کنترل کیفیت ایجاد شود، کارگری که کالایی را تولید می کند، خود مسئول حفظ و ارتقای کیفیت و رفع معایب آن گردد و تصمیم گیری برای رفع مشکل در پایین ترین سطح امکان پذیر شود.

4. رویکرد ارگونومیک:

رویکرد ارگونومیک، سازگارسازی شغل با وضعیت فیزیکی افراد است. از این منظر علاوه بر ملاحظات مهندسی صنایع، عوامل زیست شناختی و روانشناختی شاغل در طراحی مشاغل در نظر گرفته میشود تا تناسب بین شاغل و شغل از لحاظ تجهیزات و ابزار آلات حداکثر شود. بر اساس این رویکرد شغل باید طوری طراحی شود که ضمن رعایت ایمنی و افزایش رضایت کارکنان، حداکثر کارایی نیز به دست آید؛ یعنی شغل مطابق با ویژگیهای انسان طراحی شود.

در طراحی صحیح شغل تلاش می شود از بروز عوارض فیزیولوژیک منفی که معمولا در نتیجه انجام غلط کار در کارکنان به وجود می آید، پیشگیری شود برای مثال، وقتی کار بسیار طاقت فرسا طراحی شده و برای انجام آن جابه جایی اجسام سنگین لازم باشد، تلاش می شود که ابزار کار، صحیح طراحی شود تا عوارض فیزیکی برای کارگر به حداقل ممکن برسد. البته همیشه ویژگی های زیستی و جسمی در نظر نیست و برخی مواقع پیامدهای روانی تماس انسان با تجهیزات و چگونگی تأثیرشان بر عملکرد کارکنان مطالعه می شود.

در سال های اخیر طراحی شغل با در نظر گرفتن محدودیت های ذهنی انسان مدنظر قرار گرفته است. کاهش وظایف پردازش اطلاعات در یک شغل برای کاهش اشتباهات و سوانح راهکار مناسبی است، البته نباید کار به اندازه ای ساده شود که خاصیت چالشی و معنی دار بودن خود را از دست بدهد. راهکارهای متعددی برای ساده کردن نیازمندی های ذهنی شغل مطرح شده است.

کاهش حجم اطلاعات، کاهش حجم مطالبی که باید به حافظه سپرده شود، به کار گیری تجهیزات و نرم افزارهای آسان، آموزش های ساده و واضح، و استفاده از نمودار و چک لیست، نمونه هایی از آنهاست. برای مثال مطالعه ای نشان داد که کارکنان در روز ۳۰ تا ۴۰ بار ایمیل خود را چک و چندین پیام کوتاه دریافت می کنند که برای آنها بار ذهنی دارد و تمرکز حواس روی کار را کم می کند و سوانح کاری را افزایش می دهد. همه این موارد باید در طراحی شغل لحاظ گردد.

منبع : کتاب مدیریت منابع انسانی (مفاهیم ، تئوریها و کاربردها) – دکتر آرین قلی پور