مدیریت عملکرد کارکنان به عنوان یکی از ابزارهای اساسی و حیاتی مدیران برای رسیدن به اهداف استراتژیک سازمان، اهمیت بسیاری دارد. با بهره‌گیری از این نظام، مدیران می‌توانند با بررسی عملکرد فعلی کارکنان، مشکلات آتی را پیش‌بینی کرده و تغییرات لازم را جهت حفظ و بهبود عملکرد آنان پیشنهاد دهند. به اضافه‌ی این، مدیریت عملکرد به مدیران و سرپرستان اجازه می‌دهد تا با استفاده از نتایج به‌دست آمده، هماهنگی مهارت‌ها و شایستگی‌های کارکنان را با اهداف سازمانی برقرار کنند تا اهداف کنونی به احتمال زیاد بهبود یابند.
همانگونه که میدانید، نظام مدیریت عملکرد یک چرخه چهارمرحله‌ای است و یکی از مراحل اساسی آن پس از تعیین اهداف و انتظارات از طریق توافق‌نامه‌های عملکردی، هدایت عملکرد کارکنان است. به منظور انجام این کار، ابزاری به نام “ثبت وقایع حساس” در اختیار مدیران قرار داده شده است. این ابزار با نهادینه‌سازی فرهنگ گفتگو و تعامل مداوم و با ارائه بازخورد به رشد و توسعه عملکرد کارکنان، به مدیران کمک می‌کند.
ثبت وقایع حساس و هدف آن
روش ثبت وقایع حساس که اولین بار توسط فلنگان در سال 1954 معرفی شد، یکی از تکنیک‌های استفاده شده در نظام مدیریت عملکرد است. این روش به منظور تفکیک کار موثر از غیرموثر مورد استفاده قرار می‌گیرد و به عنوان یک روش برای جمع‌آوری اطلاعات درباره عملکرد کارکنان به منظور بهبود عملکرد فردی و یا به عنوان یک روش برای ثبت عملکرد و تصمیم‌گیری‌های خوب و بد در طول انجام وظایف تعریف می‌شود.
هدف اصلی از استفاده از وقایع حساس، ایجاد تعامل مداوم بین مدیران و کارکنان در طول دوره مدیریت عملکرد، فراهم کردن بازخورد برای تمامی کارکنان، هدایت کارکنان به سمت بهبود عملکرد و هماهنگی اهداف فردی با اهداف تیمی و سازمانی است.
وقایع حساس به فعالیت‌های روزانه و روتین کارکنان مرتبط نیستند، بلکه به عنوان یک ملاک برای ارزیابی عملکرد قوی یا ضعیف کارمند در برخی از جنبه‌های شغلی تعریف می‌شوند.
بایدها و نبایدهای ثبت وقایع حساس
در ثبت وقایع حساس، حتما باید مرتبط بودن کامل با وظایف کارکنان را رعایت کنید. در این ثبت، تمرکز باید بر روی وظایف و عملکرد فرد باشد و نباید به شخصیت، نژاد، جنسیت و سایر موارد مرتبط با شخص توجه شود.
باید به عملکردهایی توجه کنید که فراتر از انتظارات و اهداف تعیین شده برای کارکنان باشند. قبل از ثبت وقایع حساس مربوط به عملکرد خوب یا بد، بهتر است با کارکنان گفتگو کنید تا این عمل به جنبه‌های توسعه‌بخشی نیز بپردازد.
با ثبت وقایع مثبت و منفی الگوهای رفتاری، شایستگی‌ها و رفتارهای مورد پذیرش در سازمان را به سایر کارکنان به صورت غیررسمی آموزش دهید. اما باید مراقب باشید که از این ابزار بیش از حد استفاده نکنید و آزادی عمل کارکنان در انجام وظایف را محدود نسازید.
اطلاع رسانی به کارکنان درباره وقایع حساس ثبت شده (مثبت یا منفی) ضروری است و هرگز به طور پنهانی این ثبت‌ها را نگه ندارید، زیرا این نوع ثبت‌ها به رشد و توسعه فرد کمک نمی‌کنند. همچنین، فضای اعتماد و همکاری را برای کارکنان ایجاد کنید.
در طول دوره مدیریت عملکرد، رفتار کارکند را در نظر بگیرید و صرفاً عملکرد اخیر را مورد توجه قرار دهید. نباید تنها به رفتار اخیر توجه کنید.
باید از این ابزار برای ارائه بازخوردهای منفی و مثبت بهره‌برداری کنید و نه به‌عنوان ابزاری برای مچ‌گیری یا تحت فشار قرار دادن کارکنان. به عبارت دیگر، هدف اصلی ثبت وقایع حساس باید توسعه و بهبود عملکرد کارکنان باشد و نباید برای ایجاد فشار و کنترل سخت‌گیرانه بر آنها استفاده شود.
در نهایت، برای مدیریت عملکرد اثربخش، لازم است تمرکز خود را بر روی ایجاد فرصت‌ها و شرایطی که به کارکنان اجازه پیشرفت و رشد می‌دهد، متمرکز کنید. همچنین، با توجه به نتایج حاصل از ثبت وقایع حساس، برنامه‌ها و فرایندهای بهبودی را برای سازمان ایجاد کنید و به تیم و کارکنان فرصت‌های یادگیری و پیشرفت را فراهم کنید.
راهنمای ثبت وقایع حساس
روش ثبت وقایع حساس با توصیف رویدادها و حوادث خاصی که در آن کارمند خوب یا بد عمل کرده، به بهبود و توسعه عملکرد فرد کمک می‌کند. سازمان‌ها از این روش برای ارزیابی دقیق کارکنان به عنوان بخشی از فرآیند مدیریت عملکرد استفاده می‌کنند. به منظور افزایش اثربخشی روش ثبت وقایع حساس، مراحل زیر را دنبال کنید:
1. مشخص کردن انتظارات و اهداف عملکردی فرد: قبل از هر چیز، اهداف و انتظارات عملکردی فرد را مشخص کنید.
2. دسته‌بندی وقایع حساس: وقایع حساس را در قالب عوامل رفتاری، شایستگی و نتایجی دسته‌بندی کنید و به عنوان الگو در اختیار کارکنان قرار دهید.
3. ثبت وقایع حساس: از کارکنان خواسته شود که وقایع مثبت یا منفی عملکرد خود را که فراتر از حد انتظارات است، ثبت کنند.
4. بررسی و بحث در جلسه “هدایت عملکرد”: به‌صورت هفتگی یا ماهانه، در جلسه‌ای به بررسی وقایع ثبت‌شده پرداخته شود. این جلسه به مدیران کمک می‌کند تا تمامی جنبه‌های عملکردی فرد را با مشارکت خود کارکنان مد نظر قرار دهند و از طریق این روش، نمونه‌هایی از رفتارهای خوب یا بد به عنوان الگوهای رفتاری و عملکردی در اختیار دیگران قرار بگیرد.
در جدول زیر نمونه‌ای از وقایع حساس نتایجی و شایستگی به همراه سوالات قابل پرسش در جلسه “هدایت عملکرد” با استفاده از ابزار “ثبت وقایع حساس” آورده شده است:
با استفاده از این ابزار، می‌توانید بازخوردهای منفی و مثبت را به کارکنان ارائه داده و بهبود عملکرد آنها را تسهیل کنید. هدف استفاده از این ابزار، توسعه و رشد فردی و سازمانی است و نباید برای مچ‌گیری یا محدود کردن آزادی عمل کارکنان استفاده شود. همچنین، باید فضای اعتماد و همکاری را در سازمان تقویت کرد.ایجاد یک فضای اعتماد و همکاری در سازمان به جرات می‌تواند بهبود عملکرد و بهبود کارایی سازمان را به همراه داشته باشد.
به منظور توسعه و بهبود عملکرد کارکنان، افزایش حس تعهد و مسئولیت‌پذیری و همچنین افزایش میزان پذیرش نتایج حاصل از ثبت وقایع حساس، پیشنهاد می‌شود قبل از ثبت وقایع حساس، با مشارکت خود فرد طی جلسه تعامل و گفتگو، به سوالات زیر پاسخ دهید:
1. واقعه حساس چه زمانی رخ داده است؟ کجا و چطور اتفاق افتاده است؟
2. فرد چه نقشی در این واقعه حساس داشته است؟
3. دیگران چه بازخوردی نسبت به موضوع داشته‌اند؟
4. عملکرد فرد چه تأثیرات مثبت و منفی بر دیگران داشته است؟ به چه میزان دیگران از این موارد یادگرفته‌اند؟
5. به منظور بهبود عملکرد فرد، چه توصیه‌هایی وجود دارد؟
با پاسخ دادن به این سوالات و مشارکت در جلسه تعامل و گفتگو، می‌توانید بهبود عملکرد فرد را تسهیل کرده و ارتقای تعهد و مسئولیت‌پذیری را در کارکنان ترویج دهید.
ثبت ديدگاه