برنامه ریزی نیروی انسانی

بنابراین برنامه ریزی نیروی کار عبارت است از برنامه ریزی جهت گماردن افراد در پست های خالی کنونی یا آینده.همانند هر برنامه ای، برنامه استخدام هم بر اساس مفروضانی انجام می شود.یعنی مفروضات اصلی درباره آینده و هدف از پیش بینی مشخص کردن چنین مفروضاتی است.برنامه ریزی برای پست های خالی سازمان معمولا شامل سه دسته از مفروضات است :

• نیاز به افراد یا کارکنان.
• تامین نیاز نیروی انسانی از داوطلبان داخلی.
• تامین نیاز نیروی انسانی از داوطلبان خارجی.

پیش بینی تقاضای نیروی کار

برای پیش بینی نیروی کار لازم در آینده، چندین راه وجود دارد :

تجزیه و تحلیل روند

مطالعه میزان استخدام سازمان در پنج سال گذشته یا بیشتر جهت پیش بینی نیازهای نیروی کار در آینده.بنابراین در پایان هر یک از پنج سال گذشته می توان تعداد نیروی کار سازمان را تعیین نمود و همچنین در پایان هر یک از این سال ها می توان زیر مجموعه گروه ها (مانند فروشنده،کارمند تولید، کارمند دفتری و اداری) را محاسبه نمود.

مقصود از بررسی روند میزان استخدام این است که بتوان با این روش، نیاز به نیروی کار در آینده را مشخص نمود.

تجزیه و تحلیل نسبت

تجزیه و تحلیل نسبت بدین معنی است که بر اساس نسبت، عامل علّی (مانند حجم فروش) و تعداد کارکنان مورد نیاز (به طور مثال، تعداد فروشنده) را پیش بینی نمود.برای مثال فرض کنید روند گذشته نشان می دهد که یک فروشنده پنجاه میلیون تومان فروش می کند.بنابراین، اگر نسبت درآمد حاصل از فروش به عده فروشندگان ثابت بماند، در هرسال برای اینکه بتوان سیصد میلیون تومان افزایش فروش داشت باید شش فروشنده جدید استخدام کرد که هر یک از آنها پنجاه میلیون تومان فروش خواهند نمود.

در برنامه ریزی استخدامی افراد، “قضاوت مدیریت” نقشی مهم دارد.به ندرت امکان دارد که روند تاریخی، نسبت یا رابطه ها در آینده تغییر نکند.بنابراین تعدیل پیش بینی ها (برمبنای عواملی که فرد اعتقاد دارد در آینده تغییر خواهند کرد) نیاز به قضاوت دارد.

عوامل مهم و اثرگذار بر پیش بینی ها

• تصمیم گیری در مورد بهبود کیفیت محصولات یا خدمات.
• ورود به بازارهای جدید.
• پیشرفت فن آوری و تغییرات اداری که به افزایش تولید و بهره وری منجر شود.
• منابع مالی که باید در دسترس باشد.

پیش بینی عرضه نیروی کار از منابع داخلی سازمان

پیش بینی گذشته ها نیمی از معادله مربوط به تامین نیروی کار را حل می کند.زیرا تنها به این پرسش، پاسخ داده می شود که چه تعداد نیرو لازم خواهد بود ؟ پس از آن مساله “تامین نیرو” مطرح می شود.ویژگی نیروی داخلی می تواند مسئله پیش بینی عرضه نیروی کار (از محل منابع داخلی) را تسهیل نماید.

منظور از ویژگی نیروی داخلی، خلاصه داده هایی است در مورد سابقه عملکرد هر یک از کارکنان کنونی، میزان تحصیلات و قابلیت ارتقای فرد که این پرونده به صورت دستی یا یک سیستم نرم افزاری تهیه می شود.

روش دیگر این است که برای هر یک از پست های موجود یک “کارت جایگزینی” تهیه کرد و کارت ها نشان دهنده افرادی است که می توانند جایگزین شوند و عملکرد کنونی، قابلیت ارتقاء و آموزش های لازم را که هریک از داوطلبان باید داشته باشند، نشان می دهد.

منابع داخلی نیروی کار

گرچه به هنگام فکر کردن درباره “کارمند یابی” سازمان ها به فکر موسسات کاریابی، آگهی استخدام در روزنامه و سایت های کاریابی می افتند، لیکن در بسیاری از شرکت ها برای به کار گماردن نفرات در پست های خالی، داوطلبان داخلی می توانند به عنوان بهترین منبع تامین کننده نیروی انسانی به حساب بیایند.

برای اینکه این شیوه اثریخش باشد، باید از اعلان شغل،سوابق کارگزینی و بانک های اطلاعاتی استفاده کرد.هدف از اعلان شغل (دعوت به همکاری) این است که در مورد پست خالی، ویژگی هایی را که شخص داوطلب باید داشته باشد، نام واحد و سرپرست، برنامه کار و میزان حقوق پرداختی اعلام شود.

بررسی سابقه کار کارکنان مشخص می کند که آیا افراد به کارهایی مشغول هستند که از سطح معلومات و مهارت آنها پائین تر است یا خیر.همچنین باعث می شود که استعدادها و توانایی های فرد جهت شرکت در دوره های آموزشی مشخص مشخص گردد و همین طور کسانی که دارای زمینه مناسب برای احراز پست های مورد نظر هستند، مشخص شوند.

بانک های اطلاعاتی درباره مهارت افراد می تواند به سازمان کمک کند تا از داوطلبان داخلی برای احراز پست های خالی استفاده نماید.

پیش بینی عرضه نیروی کار از منابع خارجی سازمان

اگر در پست های خالی سازمان، امکان استفاده از داوطلبان واجد شرایط به میزان کافی در داخل سازمان وجود نداشته باشد، شرکت می تواند به منابع تامین کننده نیرو در خارج از سازمان توجه نماید(استخدام از خارج از شرکت).برای انجام این کار شاید نیاز به پیش بینی شرایط بازار داخلی، شرایط عمومی اقتصادی و شرایط بازار کار لازم و ضروری باشد.

بطور مثال، اولین گام در پیش بینی شرایط عمومی اقتصادی این است که نرخ بیکاری را بتوان پیش بینی نمود.بطور معمول، هرچقدر نرخ بیکاری پائین تر باشد، عرضه نیروی کار کمتر خواهد شد و در نتیجه یافتن افراد واجد شرایط سخت تر می شود.

همچنین،پیش بینی شرایط بازار کار محلی هم، مهم و ضروری است.برای مثال، رشد شرکت های رایانه ای و نیمه هادی باعث شده که در شهرهایی، نرخ بیکاری نسبتا کاهش یابدو این چیزی متفاوت از شرایط عمومی اقتصادی در کشور می تواند باشد.

و بالاخره، شاید کسی بخواهد در مورد نیروی کاری که برای شغل خاصی جست و جستجو می کند، در مورد تعدادی داوطلب بالقوه و موجود(مثل مهندس، متخصص دستگاه های حفاری، حسابدار و این قبیل نیروها) پیش بینی نماید.