مدیریت عملکرد موثر به سازمان ها کمک می کند تا اطمینان حاصل کنند که کارکنان نقش خود را درک می کنند، بازخورد سازنده و حمایتی را دریافت می کنند که برای دستیابی به اهداف و اهداف تجاری خود نیاز دارند. بیایید نگاهی بیندازیم به اینکه مدیریت عملکرد چیست، فرآیند مدیریت عملکرد چگونه است ؟
مدیریت عملکرد چیست؟
مدیریت عملکرد مجموعه ای از فرآیندها و سیستم هایی است که با هدف توسعه کارکنان به نحوی که بهترین کار خود را انجام دهند. هدف کمک به کارکنان برای توسعه مهارت هایی است که به آنها امکان می دهد نقش های خود را بهتر انجام دهند، به پتانسیل خود برسند و موفقیت را افزایش دهند و در عین حال به اهداف استراتژیک سازمان دست یابند.
مدیریت عملکرد مؤثر، تعامل مستمری را بین کارکنان، مدیریت و منابع انسانی ایجاد می کند.
فرآیند مدیریت عملکرد استراتژیک و سیستماتیک است. این مؤلفه های شفاهی و کتبی که در طول سال انجام می شود، عملکرد سالانه را ارزیابی می کند.
فرایند مدیریت عملکرد :
1- انتظارات روشنی را تعیین کنید.
2- تعیین اهداف و وظایف فردی در راستای اهداف تیمی و سازمانی.
3- ارائه بازخورد مداوم.
4- ارزیابی نتایج.
تصمیمات شغلی، از جمله ترفیع، پاداش و اخراج، با فرآیند مدیریت عملکرد مرتبط هستند.
اهداف مدیریت عملکرد
هدف مدیریت عملکرد توسعه مهارت ها و توانایی هایی است که کارکنان برای بهبود عملکرد و موفقیت در شغل خود به آن نیاز دارند. همچنین این مهارت ها به سازمان کمک می کند تا به اهداف خود دست یابد.
با این حال، یک مطالعه Betterworks گزارش داد که 21٪ از کارمندان می گویند اهداف آنها سالانه تعیین می شود و بررسی نمی شود، در حالی که 16٪ می گویند که اصلاً هدفی ندارند. یک سوم کارمندان گزارش می دهند که بیش از دو بار در سال با مدیران گفتگوی انفرادی ندارند یا بازخوردی برای کمک به آنها برای دستیابی به اهدافشان دریافت نمی کنند. از هر 10 کارمند، 1 نفر می گوید که به ندرت یا هرگز چنین بازخوردی دریافت نمی کند.
اهداف مدیریت عملکرد شامل تعیین انتظارات عملکردی است. به طوری که کارکنان در مورد آنچه از آنها انتظار می رود و آنچه را که می توانند با برآورده کردن این انتظارات از جمله پاداش، مزایا و حتی ارتقا به دست آورند، واضح باشند.
بازخورد مستمر به موقع به کارکنان کمک می کند تا بفهمند کجا هستند، یاد بگیرند، اصلاح کنند و رشد کنند. آنها می توانند به طور مداوم عملکرد خود را در محل کار بهبود بخشند و به آنها احساس موفقیت بیشتری می دهند. این امر نیروی کار آموزش دیده، متعهد و واجد شرایط را برای سازمان فراهم می کند.
مطالعه ای توسط Willis Tower Watson نشان داد که شرکت هایی که به طور موثر از برنامه های مدیریت عملکرد استفاده می کنند، 1.5 برابر بیشتر از رقبای خود از نظر مالی بهتر عمل می کنند و 1.25 برابر بیشتر احتمال دارد افزایش بهره وری کارکنان را تجربه کنند.
مدیریت عملکرد عملکرد فردی و تیمی را بهبود می بخشد و به شرکت ها کمک می کند تا به اهداف و مقاصد خود دست یابند. به عنوان مثال، اگر هدف کسب و کار شما افزایش درآمد است، مدیریت کارآمد نیروی فروش می تواند به شما در رسیدن به آن هدف کمک کند.
مدیریت عملکرد همچنین به کارکنان این امکان را می دهد که ببینند چگونه اهداف فردی آنها با اهداف شرکت هماهنگ است و درک کنند که چگونه در دستیابی به آنها نقش دارند و این باعث ایجاد تعامل می شود.
چرا مدیریت عملکرد مهم است؟
هنگامی که اهداف مدیریت عملکرد محقق شود، مزایای متعددی هم برای کارکنان شما و هم برای کل سازمان دارد.
تقویت مهارت های نیروی کار
ایجاد یک خط ارتباط مستمر با کارکنان و نظارت بر پیشرفت‌های مهارتها، یادگیری و آموزش آنها به کشف شکاف‌های بالقوه مهارتها و عملکرد در سازمان کمک می‌کند. سپس می توانید برای برطرف کردن آنها برنامه ریزی و مزیت رقابتی قوی برای کسب و کار خود فراهم کنید.
افزایش مشارکت کارکنان
هنگامی که مدیریت عملکرد به طور موثر انجام شود، انتظارات روشنی را برای کارکنان شما ایجاد می کند.
فرصت های یادگیری و توسعه، مسیر شغلی روشن در سازمان را برای آنها فراهم می کند و تأثیر نقش خود را در دستیابی به اهداف سازمانی درک می کنند. علاوه بر این، مدیریت عملکرد مستمر به کارکنان کمک می‌کند تا احساس ارزشمندی و مراقبت کنند، و باعث می‌شود آنها بیشتر پذیرای بازخورد سازنده باشند و برای بهبود تلاش کنند.
حفظ کارکنان با عملکرد بالا
هنگامی که یک کارمند بتواند پیشرفت خود را در محل کار ببیند و درک روشنی از مسیر شغلی خود و آنچه که برای پیشرفت باید انجام دهد داشته باشد، این امر منجر به متعهدتر شدن کارکنان می شود که احتمال ماندگاری بیشتری در سازمان شما دارند.
فرهنگ بازخورد و اعتماد
ایجاد فرهنگ ارتباط، درک و اعتماد، با رهبری و استراتژی های منابع انسانی شروع می شود و در تمام سازمان گسترش می یابد. این شامل ماهیت سیستم مدیریت عملکرد شما و سیاست های شفاف مدیریت عملکرد است.
هنگامی که مدیران ذهنی باز دارند و بازخورد صادقانه و معناداری را به کارمندان ارائه می دهند، کارمندان را تشویق می کنند که باز و صادق باشند و این باعث ایجاد اعتماد می شود و همچنین یک فرهنگ کلی شرکتی خوب را ترویج می کند.
بهبود عملکرد سازمانی
مدیریت عملکرد کارکنان در نهایت منجر به بهبود قابل توجه در عملکرد سازمانی، از جمله رشد درآمد و رضایت مشتری می‌شود. کمک به کارکنان شما برای یادگیری، توسعه و اجرای بهتر نقش‌هایشان، تأثیر مثبت و گسترده ای بر روی کسب و کار شما دارد. براییان آدلسون، مشاور در Red Clover HR، سازمان‌ها نیاز دارند تا “چرایی” پشت استراتژی مدیریت عملکرد خود را درک کنند. او می‌گوید: “چرا این گفتگوها را در ابتدا انجام می‌دهند، ارزش آنها چیست و چه نتایجی از آنها می‌خواهند؟ درک این سؤالات در نهایت به ساختاردهی و ارائه بهترین نتایج به کارکنان و سازمان کمک خواهد کرد.”
مراحل مدیریت عملکرد چیست؟
یک چرخه معمول مدیریت عملکرد شامل چهار مرحله کلیدی است. بیایید جزئیات بیشتر آنها را بررسی کنیم.
۱. برنامه‌ریزی
مرحله برنامه‌ریزی به تعیین انتظارات عملکرد با کارکنان اختصاص دارد. شناسنامه شغلی باید این اهداف را به طور واضح مشخص کند تا بهترین داوطلبین در زمان استخدام ،جذب شوند. پس از استخدام کاندیدا، شما
باید این انتظارات را تأیید کرده و با هم هدف‌های هوشمند و معیارهای عملکرد کارکنان را تعیین کنید.
برنامه‌های مدیریت عملکرد نیز باید انعطاف‌پذیر باشند تا با تغییر اهداف سازمانی در طول راه، تنظیم شوند.
کارمند باید به طور فعال در فرآیند برنامه‌ریزی شرکت کند زیرا این باعث افزایش رضایت و انگیزه بهبود می‌شود.
مدیریت منابع انسانی نقش کلیدی در مدیریت عملکرد دارد. به گفته جاناتان وستوور، مشاور OD/HR/رهبری از شرکت Human Capital Innovations، مدیریت منابع انسانی می تواند با فراهم کردن ابزارها، منابع و آموزش های لازم به مدیران کمک کند تا به طور موثر عملکرد را مدیریت کنند.
وستوور می گوید : “این شامل نرم افزار مدیریت عملکرد، معیارهای عملکرد، الگوهای تنظیم اهداف و آموزش در مورد ارتباطات و بازخورد موثر است. مدیریت منابع انسانی همچنین می تواند با برگزاری چک کردن های منظم با مدیران، به آنها کمک کند تا از بهترین روش ها پیروی کنند و به هر مشکل عملکردی به صورت مناسب و سازنده رسیدگی کنند.”
۲. نظارت
مرحله دوم نظارت است. در این مرحله، منابع انسانی و مدیران باید به طور منظم عملکرد کارکنان را با اهداف تعیین شده نظارت کرده و بازخوردی در مورد پیشرفت به آنها ارائه دهند. انجام این کار به طور منظم به جای سالانه، به مشکلات اجازه می دهد تا زودتر برجسته و تصحیح شوند. نرم افزار مدیریت عملکرد می تواند در پیگیری عملکرد کارکنان به صورت زمان واقعی کمک کند. با این حال، داده ها و گزارش ها نباید جایگزین گفتگوهای چهره به چهره شوند.
3. توسعه
داده‌های جمع‌آوری شده در مرحله نظارت، تحلیل شده و برای افزایش عملکرد کارکنان استفاده می‌شود. با پیشنهاد دوره‌های بازآموزی، آموزش‌های بیشتر، کارآموزی عملکرد و سایر روش‌های آموزش و توسعه، عملکرد نامناسب می‌تواند اصلاح شود. مدیران و منابع انسانی میتوانند با اختصاص پروژه اضافی برای کمک به بهبود دانش و عملکرد، به عملکرد برتر کارکنان کمک کنند و به آنها امکان پیشرفت بیشتر را بدهند.
4. رتبه بندی و پاداش
مرحله‌ی نهایی رتبه بندی و پاداش است. عملکرد کارکنان باید در طول سال به طور مداوم در هنگام مرور عملکرد یا ارزیابی امتیازدهی شود. این کمک می‌کند تا عملکرد کارکنان به دوره‌های زمانی مشخصی به دست آید، ارزش افزوده توسط هر یک از کارکنان، به سازمان تعیین شود و در صورت نیاز تغییراتی ایجاد شود. هم کارکنان و هم مدیران باید ارزیابی‌های خود را برای بازخورد 360 درجه ارائه دهند. عملکرد مداوم ضعیف ممکن است منجر به اخراج شود. سازمان شما همچنین باید عملکرد برتر را تشویق و پاداش دهد، چه از طریق تمجید و تقدیر باشد، چه افزایش حقوق یا ارتقاء شغلی.
فرآیند مدیریت عملکرد: بهترین شیوه ها
ارزیابی کنید که چه چیزی در حال حاضر کار می کند و چه چیزی کار نمی کند
قبل از ایجاد هرگونه تغییر در فرآیند یا ابزار مدیریت عملکرد فعلی خود، باید بدانید چه چیزی در حال حاضر کار می کند، چه چیزی کار نمی کند و چرا. منابع انسانی باید هم کارمندان و هم مدیران را مورد بررسی قرار دهد و پیشنهاداتی را در مورد فرآیندهای جاری و آنچه را که می‌توان بهبود داد، جمع‌آوری کرد.
سپس می‌توانید این یافته‌های داخلی را همراه با مطالعات و تحقیقات مبتنی بر شواهد، به رهبران کسبوکار و تصمیم‌گیرندگانی که میتوانند از کسبوکار حمایت کرده و موجب تغییر در آن شوند، در میان بگذارید و تأثیر یک فرآیند مدیریت عملکرد بهبود یافته بر نتایج کسب و کار را به آنها نشان دهید.
رویکرد مناسب را انتخاب کنید
دو رویکرد رایج برای مدیریت عملکرد وجود دارد: یک رویکرد رفتاری و یک رویکرد نتیجه گرا.
رویکرد رفتاری: رفتارها شناسایی و ارزیابی می شوند و کارکنان بر اساس رفتار و تلاششان ارزیابی می شوند. این رویکرد برای ارائه بازخورد دقیق در مورد رفتارها با ترسیم رفتارهای مطلوب آینده و زمانی که اندازه گیری نتایج فردی دشوار است، مناسب است. به عنوان مثال می توان به بازیکنان فردی در یک تیم، کارکنان پشتیبانی و متخصصان منابع انسانی اشاره کرد.
رویکرد نتیجه گرا: کارکنان بر اساس معیارهای عینی ارزیابی می شوند. تمرکز بر ورودی نیست بلکه بر روی خروجی از نظر کیفیت و کمیت است. این رویکرد زمانی مناسب است که راه های متعددی برای انجام کار وجود داشته باشد. نتیجه نهایی مهم است نه اینکه چگونه به دست آمده است. به عنوان مثال می توان به کارمندان مرکز تماس که معیارهای موفقیت خاصی دارند و همچنین متخصصان فروش اشاره کرد. ارزیابی وکلا و حسابداران نیز بسیار نتیجه‌گرا است، زیرا ساعت‌های قابل پرداخت خود را پیگیری می‌کنند.
هنگام انتخاب رویکرد برای اطمینان از اثربخشی فرآیند مدیریت عملکرد خود، نقش آن را در نظر بگیرید.
همچنین مهم است که فرآیند را با تغییراتی در مدل کاری خود ارزیابی کنید، برای مثال روش‌های کار از راه دور یا ترکیبی. مطالعه ویلیس تاور واتسون گزارش داد که از هر شش کارفرما تنها یک نفر (16%) فرآیند مدیریت عملکرد خود را تغییر داده تا با مدل‌های کار از راه دور و ترکیبی هماهنگ شود.
برگزاری جلسه با مدیران و آموزش آنها
مدیران جزء لاینفک موفقیت برنامه مدیریت عملکرد شما هستند. آنها نقش حیاتی در جذب، ایجاد انگیزه و توسعه کارکنان دارند. بنابراین، ضروری است که منابع انسانی یک برنامه روشن برای آموزش مدیران برای ارائه و دریافت بازخورد سازنده داشته باشد.مدیران همچنین باید در مورد چگونگی حفظ گفتگوی مداوم و بدون پایان با کارکنان خود آموزش ببینند.
به تعیین اهداف SMART کمک کنید
مدیران و کارکنان باید اهداف SMART را برای عملکرد کارکنان تعیین کنند و منابع انسانی را در تعیین اهداف توسعه کارکنان مشارکت دهند.
هر کارمند باید مجموعه‌ای از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) واضح و شخصی‌شده خود را داشته باشد تا انتظارات مدیر خود را درک کند و مدیرش بتواند نمرات و دستاوردهای آنها را پیگیری کند. شخصی سازی بر اساس شغل و عملکرد و جاه طلبی های شخصی و حرفه ای کارمند مهم است.
با این اهداف، می توانید به طور موثر عملکرد را اندازه گیری کنید و فرصت های بهبود را شناسایی کنید. شان وایلد، مدیر عامل و مدیر منابع انسانی در پلتفرم یادگیری Think Learning، اهمیت نظارت بر پیشرفت را برجسته می کند.
سرمایه گذاری در یک سیستم مدیریت استعداد می تواند به مدیران و کارکنان اجازه دهد تا پیشرفت خود را به طور مستمر نظارت کنند، و همچنین تغییرات سریع، ارزیابی یا به تعویق انداختن آنچه مورد نیاز است را انجام دهند. وایلد توضیح می دهد که با پیشرفت کارمندان، اهداف آنها احتمالاً با آنها نوسان می کند، به این معنی که باید اجازه دهید مقدار مشخصی از تغییر ایجاد شود.
داشتن مکالمات رشدی منظم و ردیابی موثر اهداف به این معنی است که اهداف به روز می مانند و هیچ شکی در مورد آنچه برای پیشرفت باید به دست آید وجود ندارد.
مدیریت عملکرد مستمر را اعمال کنید
یک نظرسنجی ویلیس تاور واتسون نشان داد که در حالی که اکثریت (93٪) سازمان ها نتایج سازمانی را به عنوان یک هدف کلیدی مدیریت عملکرد ذکر می کنند، کمتر از نیمی (44٪) می گویند که برنامه های مدیریت عملکرد آنها به این هدف دست می یابد.
یکی از دلایل اصلی این امر تکیه بر ارزیابی یا بررسی عملکرد سالانه و عدم پیگیری منظم این موضوع در طول سال یا برگزاری جلسات بررسی یک به یک که در آن بازخورد و مربیگری سازنده ارائه می شود، است.
منابع انسانی می تواند مدیران را در ارائه این نوع بازخورد سازنده مستمر به کارکنان آموزش دهد. این کار انگیزه ایجاد می‌کند، مشکلات را زود تشخیص می‌دهد، و به شما کمک می‌کند کارکنانی را که عملکرد ضعیفی دارند به درستی مدیریت کنید و ابزارهایی برای بهبود به آنها ارائه دهید.
مدیریت عملکرد باید گفت‌وگوی مداومی باشد که در طول سال اتفاق می‌افتد، نه فقط در طول بررسی سالانه. تارا فوریانی، سخنران و مشاور خاطرنشان می‌کند که این رویکرد امکان بازخورد به موقع، هدف‌گذاری مؤثر و ارزیابی دقیق‌تر عملکرد کارکنان را فراهم می‌کند.
سازمان‌های نوآور به مدیریت عملکرد چابک روی می‌آورند که بر یادگیری مستمر، بررسی‌های مکرر و ایجاد اعتماد و حس ارتباط با تیم تمرکز دارد.
یک سیستم رسمی راه اندازی کنید
مدیریت عملکرد مستمر باعث افزایش تعامل، انگیزه و عملکرد کارکنان می شود. با این حال، یک سیستم بازنگری یا ارزیابی عملکرد رسمی که در آن کارمندان با عملکرد عالی می توانند با دستیابی به اهداف مشخص، افزایش حقوق، پاداش یا ترفیع دریافت کنند، به همان اندازه مهم است. این به همه کارکنان شما اطلاع می دهد که کار بزرگ شناخته شده و پاداش خواهد گرفت.
به کارکنان کمک کنید تا برنامه های توسعه را ایجاد کنند
زمانی که کارمندان یک برنامه محکم برای پیشرفت شغلی خود در سازمان داشته باشند، آنها را در محل کار توانمند می‌کند و به آنها کمک می‌کند تا مسئولیت توسعه حرفه‌ای خود را برعهده بگیرند و در عین حال نرخ گردش مالی را کاهش دهند.متخصصان منابع انسانی می توانند از نزدیک با مدیران همکاری کنند تا نیازهای کارکنان خود را درک کنند، جلساتی را برای بحث در مورد پیشرفت شغلی آنها برنامه ریزی کنند و به کارکنان آموزش های لازم را ارائه دهند.
اجرای طرح های توسعه کارکنان به دلیل مشغله زیاد مدیران و کارکنان بسیار دشوار است. اینجاست که منابع انسانی می تواند با ایجاد الگوهای طرحی که مدیران می توانند برای ایجاد برنامه های توسعه با اعضای تیم از آنها استفاده کنند، کمک کند.
استفاده از تکنولوژی
استفاده از فناوری و نرم افزار منابع انسانی به بهبود کارایی و اثربخشی فرآیند مدیریت عملکرد کمک می کند. داده‌های مدیریت عملکرد میتوانند بینش‌ها و الگوهای دقیقی را ارائه دهند که ردیابی و نظرسنجی دستی نمی‌تواند با آن رقابت کند.
فناوری مناسب همچنین می تواند در وقت مدیران صرفه جویی کند، اما تنها در صورتی که یک استراتژی مدیریت عملکرد روشن وجود داشته باشد. آنها همچنین باید بتوانند داده ها را در زمان واقعی در هر زمان ببینند تا اهداف را برای موفقیت تعیین کنند.
با این حال، مهم است که به یاد داشته باشید که مدیریت عملکرد یک فرآیند مردم محور است. فناوری نمی تواند (و نباید) جایگزین نیاز به تعاملات چهره به چهره و تعاملات پیچیده با مدیران شود. رهبران باید آن را بپذیرند و از آن استقبال کنند. اما داده های مناسب در یک سیستم مدیریت عملکرد اختصاصی می تواند تعصب ضمنی را از بین ببرد، به کارکنان اطمینان دهد که به طور عینی ارزیابی می شوند و ارتباط صادقانه را تسهیل می کند.
کلام پایانی
مدیریت عملکرد یک جنبه حیاتی از موفقیت هر سازمانی است. با تمرکز بر تعیین اهداف و انتظارات و ایجاد یک فرآیند مدیریت عملکرد مستمر، کارکنان خود را برای توسعه و بهبود هر روز توانمند می‌سازید و در نهایت سازمان خود را برای موفقیت آماده می‌کنید.
ثبت ديدگاه