تهیه شناسنامه شغل یکی از نتایج جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات شغلی  است و جزء مدارک طرح طبقه بندی مشاغل است ، سندی است که حاوی اطلاعات لازم درباره شغل بوده و موارد ذیل می بایستی در آن درج شود : 

شناسنامه شغل

الف – عنوان شغل ، که یک لفظ توصیفی است و با استفاده از عناوین متداول و متعارف انتخاب می شود و معرف وجه بیرونی شغل است.

ب – تعریف شغل ، که شمای کلی از وظایف و مسئولیت های شغل را به دست می دهد و احیانا جایگاه آن را در سلسه مراتب سازمانی معرفی می کند.

ج – شرایط احراز شغل ، که شرط لازم برای تصدی شغل از نظر تحصیل و تجربه مشخص می کند.

د – شرح وظایف جاری (روزانه) و ادواری (هفتگی ، ماهانه و سالانه و …) که بیانگر وظایف و مسئولیت های شغلی است که شاغل برعهده دارد. به بیان دیگر می توان گفت که تعریف شغل در شرح وظایف شغل به عناصر و تعاریف عینی تر تجزیه می شود.

ه – شرح مهارت و توانایی های مورد نیاز برای تصدی شغل ، که علاوه بر شرایط احراز بصورت شروط ثانویه برای تصدی شغل پیش بینی می شوند و توانایی ها و مهارت های لازم را برای تصدی مشاغل مشخص می کنند. این شرح مهارت ها و توانایی ها در صورتی که دقیق و کارشناسانه تهیه شده باشند بعدا می توانند ملاک بسیار خوبی برای مدیریت در زمینه های ارتقاء ، مدیریت عملکرد ،استخدام و برنامه ریزی آموزشی قرار گیرند.

و – گروه شغل، که بیانگر سطح ارزشی شغل در مقایسه با دیگر مشاغل است.گروه شغل از فهرست تخصیص امتیازات که حاصل ارزیابی مشاغل است بدست می آید.

ویژگی ها و مندرجات یک شناسنامه شغل

شناسنامه شغل حاصل مطالعه و طراحی شغل است.مندرجات یک شناسنامه شغل که نمود عینی و حاصل طراحی شغل و ارزیابی عوامل امتیازی آن است باید دارای ویژگی هایی باشد که در زیر به اختصار توضیح داده خواهد شد.

الف – تعیین عنوان شغل

در تعیین عنوان شغلی بایستی دو نکته اساسی رعایت شود.نخست آنکه عنوان شغل ، حتی المقدور همان باشد که در عرف کارگاه رایج است.دوم آنکه چنانچه ضرورت ایجاب می کند که نام جدیدی برگزیده شود ، این عنوان بایستی در عرف جامعه رایج باشد.

ویژگی دیگری که در انتخاب عنوان شغل و طراحی آن باید به آن توجه شود جامعیت عنوان است . به عبارت دیگر ، عنوان شغل باید جامع و در برگیرنده همه ویژگی هایی باشد که تعریف شغل و شرح وظایف به آن ویژگی ها اشاره و تاکید شده است.به طور مثال وقتی به شغلی عنوان حسابدار می دهیم ، این عنوان واجد تمام ویژگی های یک شغل در امور حسابداری است.

اما وقتی گفته می شود حسابدار انبار این عنوان صرفا مناسب امور حسابداری است که در قسمت انبار انجام می شود.دراینجا می گوئیم عنوان حسابدار ، جامع تر از عنوان حسابدار انبار است.جامعیت دادن به عنوان شغل تا جایی مجاز است که آن را از خصلت شغل بودن خالی نکند و به سمت فعالیت که خود مجموعه ای از شغل هاست سوق ندهد.

در کنار جامعیت ، ویژگی دیگری نیز قطعا باید مورد نظر باشد که همان ویژگی مانعیت است.این ویژگی یعنی آنکه شغل ، دامنه ای تا مرز شغل های دیگر داشته باشد.به عبارت دیگر در حوزه وظایف شغل دیگری ورود نکند و تداخل ایجاد نشود.

در ترکیب دو عنصر مانع بودن و جامع بودن ، می بایستی به نکات زیر توجه کرد:

الف ) انعطاف پذیری شغل

ب ) حجم وظایف جاری متناسب با زمان استاندارد روزانه کار با نگرش ماموریت های سازمانی

ج ) مهارت لازم برای تصدی شغل

د ) حدود مجاز قانونی در انتخاب شغل جامع تر

ه ) بهره وری مورد انتظار از شغل به ویژگی هنگامی که گرایش به سمت مانعیت شغل است.

به طور مثال در طراحی و نام گذاری شغلی با نام “متصدی” جامعیت فراخ و گسترده ای را با گستره تمام فعالیت ها در سطح متصدی به شغل داده ایم.در هر زمینه ای کاری، متصدی وجود دارد.اداری، مالی، خدماتی، فنی و تولیدی(نساجی، کشاورزی، غذایی و …)

طراحی عنوان شغل
دانلود نمونه شناسنامه شغل و شرایط احراز به همراه راهنما

طبقات (سطوح شغل)

یک شغل ، ممکن است به تبع نیاز به مهارت ها و تجربه های متفاوت مورد انتظار از شاغلین آن در سطوح یا طبقات چندگانه ای تعریف شود ، که هرکدام در عین حال می توانند یک شغل باشند مانند حسابدار 1 ، حسابدار 2 ، حسابدار 3 و …

سطح 1 هر شغل ، سطح مبتی آن است . سطوح بعدی می توانند به نیمه مجرب ، مجرب ، ماهر ، متخصص ، عالی و … تعبیر شوند.

طبقه یا سطح و درجه تفاوت آنها

طبقه نشانه سطح اهمیت و وزن مهارتی شغل است. در مثال بالا، برای حسابدار ۳ سطح مشخص کرده ایم.اختلاف سطوح بیانگر ارزش، اهمیت و جایگاه شغل حسابدار است. غالبا سطوح مختلف با یکدیگر، یک گروه اختلاف دارند. در مواردی نادر اختلاف سطح ممکن است موجب اختلاف دو گروه یا بیشتر در دو سطح متوالی شود که این امر بستگی به شرایط احراز، وظایف و یا عوامل دیگر شغلی دارد که موجبات افزایش امتیاز سطح بالاتر را تا بیش از یک گروه فراهم کرده است. بهتر است رشد منطقی اعداد مربوط به طبقات یک شغل از پایین به بالا باشد. یعنی حسابدار1 پایین تراز حسابدار۲ و حسابدار۲ پایین تر از حسابدار۳ است. این علامت گذاری در راستای روند رشد گروههای ۲۰ گانه بوده و ضمنا با مفهوم طبقه بندی سازگاری دارد. به همین دلیل لازم است طبقات از اعداد کم به زیاد رشد یابند. برخی معتقدند که طبقه شغل مترادف با درجه (که نشان دهنده سطح مهارت است) می باشد یعنی حسابدار یک، به معنای حسابدار درجه یک است.

باید دانست که درجه مهارت که غالبا در عرف عامه متداول است و یا همان درجه مهارت مورد نظر در استانداردهای سازمان آموزش فنی و حرفه ای است و در مورد افراد مصداق دارد و با سطح شغل که از نظر ارزش شغل و در مقوله طبقه بندی مشاغل مطرح است متفاوت است. زیرا طبقه مورد نظر صرفاً ناظر به شغل از جهت جایگاه و نقش سازمانی آن بوده و ضمنا ممکن است یک نفر حسابدار درجه یک، شغل حسابدار۳ را تصدی کند. دلیل دیگری که نمی توان درجه مهارت را با طبقه شغل یکسان دانست آن است که شغل ممکن است از نظر نقش و جایگاه سازمانی تنها در یک طبقه تعریف شده باشد حال آنکه افراد با درجات مهارت مختلف آن را تصدی نمایند. به هر حال همانگونه که گفته شد درجه مهارت مربوط به شخص است اما طبقه یا سطح، مربوط به شغل است که نبایستی با یکدیگر اشتباه شوند.

لزوم یا عدم لزوم تعدد سطح (طبقات)

هر طبقه شغل در حقیقت خود یک شغل است. در گذشته که ارتقاء افراد به گروه های بالاتر، صرفا با تغییر شغل میسر بود، برای ایجاد راه کار و امکان ارتقاء افراد، شغل ها را در سطوح مختلف قرار می دادند. در حال حاضر که طرق مختلف دیگری برای ایجاد نظام ارشدیت در کنار طبقه بندی مشاغل وجود دارد ضرورت ایجاد تعدد طبقات شغلی، اگر صرفا برای آینده نگری های پرسنلی و ارتقاء افراد باشد (و نه برای مقتضیات سازمانی محل ایراد است. و جز تورم سازمان شغلی حاصلی ندارد و به هیچ وجه توصیه نمی شود. زمانی تعدد سطح درباره یک شغل ضروری است که وجود طبقات شغلی مختلف نه صرفا تئوری و در کتابچه طرح طبقه بندی مشاغل، بلکه در ماموریتهای سازمان به صورت واقعی انجام شوند. هر طبقه شغلی ایستگاه کاری مشخص و منفک و غیرمتداخل با دیگر طبقات است زیرا همانگونه که اشاره شد، هر طبقه شغلی خود یک شغل محسوب می گردد و وجود هر شغل نیز لزوم باید دارای ضرورت واقعی سازمانی بوده، نه اینکه بر حسب مصالح و مفناده باش برای افراد ایجاد، و صرفا پلکانی برای ارتقاء افراد باشد. با این همه، ایجاد طبقات مختلف در یک شغل در طرحهای طبقه بندی مشاغل برای هر دو منظور فوق (ضرورت های سازمانی و راهی برای ارتقاء افراد) رایج است و به صورت تعرف متداولی در آمده است.

تعریف شغل

تعریف شغل، در واقع معرفی نامه شغل است. چکیده ای از وظایف، جایگاه و نقش شغل را به دست می دهد. این معرفی در قسمت شرح وظایف جاری و ادواری شناسنامه شغل تجزیه می شود : تعريف شغل باید به گونه ای باشد که از آن بتوان ویژگی های شغل را از نظر مهارت ها، وظایف و مسئولیت ها و الزامات کلی شاغل استنباط کرد.

شغل را با شاغل آن می شناسند، لذا مثلا در تعریف شغل حسابدار گفته می شود «شاغل این شغل وظایف مربوط به حسابداری عمومی را از قبیل تنظیم اسناد مالی ثبت دفاتر قانونی، محاسبه هزینه ها و … تحت نظارت مستقیم سرپرست خود انجام میدهد.»

بنابراین تعریف شغل مشخص نموده است که:

– شاغل وظیفه خود را در محدوده حسابداری عمومی (ونه حسابداری صنعتی) انجام میدهد. – تحت نظارت مستقیم (نه نظارت غیرمستقیم یا نظارت کلی و یا به استقلال) می باشد. – وظایف عادی امور مالی را (و نه وظایف پیچیده و کارشناسی را) از قبیل … انجام میدهد.

نگاهی هم به این مقاله بیندازید
طراحی شغل

 

پس تعریف مزبور حوزه وظیفه (حسابداری عمومی) الزام سازمانی (تحت نظارت مستقیم سرپرست) و سطح وظایف (در حد حسابدار غیر متخصص) را مشخص کرده است.

به هر حال تعریف شغل، در عین اختصار باید شغل را از زوایای مختلف مورد نگرش قرار دهد و معرفی نماید.

دانلود نمونه شناسنامه شغل و شرایط احراز به همراه راهنما

شرایط احراز و عرفهای رایج

 

شرط احراز برای تصدی شغل (از نظر تحصیل و تجربه) معمولا از طریق سنجش و بررسی وظایف سازمانی و مسئولیت های آن شغل مشخص می شود. بیشترین ارتباط بین عوامل شغل با شرایط احراز تحصیل به ترتیب عامل کوشش فکری، سرپرستی، فرم ها و گزارش ها، تماس و ارتباط و عوامل کیفی دیگر است.

علاوه بر آن، عرف مشاغل نیز در تشخیص سطح تحصیل، تعیین کننده است.به طور متعارف شرط تحصیل کارگر ساده را در حد ابتدایی، کارمند اداری را در حد دیپلم متوسطه، مشاغل تکنسین ارشد و کاردانی را در حد فوق دیپلم، کارشناس را در حد لیسانس و کارشناس رده بالا را در محدوده فوق لیسانس و دکتری می شناسند. مشاغل سرپرستی و مدیریت عمدتا نیازمند داشتن مدرک تحصیلی دانشگاهی هستند بویژه آنکه عوامل تصمیم گیری، کوشش فکری و بررسی و تحلیل گزارش ها نیز از عناصر اصلی سازنده شغل های مدیریتی می باشند. شرایط تجربی نیز به سطح طبقه شغل بستگی دارند. هر چند ممکن است بر حسب ضرورت های خاص (و نه غالبأ ضرورت های علمی) و به منظور ایجاد تعادل در بین گروههای شغلی، میزان تجربه را کم یا زیاد تعیین کنند اما بهتر است ارتباط تجربه صرفا با سطح (طبقه) شغل از نظر مبتدی بودن، مجرب بودن یا تخصصی بودن آن با توجه به ضرورت های سازمانی پیش بینی شود. انتخاب مدرک تحصیلی برای تصدی شغل (شرط تحصیل باید متناسب با وظایف و مأموریت در شغل باشد. انتخاب تحصیل بالاتر یا کمتری به عنوان شرط احراز از شغل، امری غیر معقول و مشکل ساز است.

رابطه شاغل و شغل، مانند رابطه ظرف و مظروف است. این دو باید متناسب با یکدیگر باشند. اگر در ظرفی، مظروف کمی ریخته شود، عملا بخشی از ظرف خالی و بی استفاده مانده و برعکس، چنانچه بیش از ظرفیت، ریخته شود سرریز می کند و مظروف هدر می رود.

شرح وظایف جاری و ادواری

هدف های یک شغل، با انجام یک سلسله اقدامات و فعالیتهای هماهنگ و مرتبط تحقق می یابد، شرح وظایف مجموعه این اقدامات و فعالیت هاست که در قالب دستورات مکتوب در شناسنامه شغل درج می شوند. شرح وظایف شغل، شاغل را متوجه تعهدات و الزامات شغلی خود در قبال سازمان و مافوق خود می نماید. وظایف برحسب آنکه هر روز در ساعات عادی کار انجام شوند و یا در مقاطع زمانی معین و منظم صورت گیرند، به ترتیب در قالب شرح وظایف جاری و شرح وظایف ادواری معرفی می شوند.

در نوشتن شرح وظایف در یک شناسنامه شغل رعایت نکات زیر ضروری است

  1. از ذکر جزئیات که بیشتر روش انجام کار را توضیح میدهند و نه شرح وظایف، خودداری شود.
  2. سعی شود کلیه وظایف شاغل در ارتباط با شغل مورد تصدی، تعریف شده و با ادبیاتی روشن و مختصر و مفید نوشته شوند.
  3. برای هر جزء از شرح وظیفه از یک بند، سطر یا پاراگراف مستقل استفاده شود.
  4. اجزاء شرح وظایف حالت اثباتی داشته باشند و نه حالت نفی (یعنی انجام کار را تداعی کنند و نه خودداری از انجام کاری).
  5. رعایت اولویت در نوشتن اجزاء شرح وظایف مدنظر باشد. به عبارت دیگر وظایف از بالا و به پایین به ترتیب اهمیت نوشته شوند یا بالعکس.
  6. شرح وظایف با عنوان شغل، تعریف شغل، مهارت ها و توانایی های مورد لزوم ارتباط، هماهنگی و همخوانی کامل داشته باشند.
  7. در درج شرح وظایف ادواری، نظم و دوره (سیکل) زمان های انجام کار تا حد امکان رعایت و مشخص شوند.
  8. چنانچه لازم است شاغل حسب مورد و در موقع لزوم در محدوده وظایف شغلی، اموری را انجام دهد، بهتر است این امر نیز در شناسنامه شغل و در انتهای شرح والابن، جاری مشخص گردد. شرح وظایف موردی)
  9.  دیده می شود که در برخی شناسنامه ها عبارت «انجام سایر امور محوله» و یا نظایر آن که فاقد هر گونه محدوده است درج می گردد. این امر فاقد مبنای قانونی و مغایر اهداف طبقه بندی مشاغل است، مناسب تر آن است که عبارت مزبور لزوما به این شکل نوشته شود: «انجام سایر امور محوله در محدوده وظایف شغل که توسط مافوق ارجاع می شود.»

  10. تکالیف سازمانی که عام بر وظایف شغلی است، به عنوان وظیفه تلقی نشده و از ذکر آنها در شرح وظایف پرهیز شود. به طور مثال رعایت ضوابط و مقررات انضباطی و اداری کارگاه، یک تکلیف عمومی برای همه کارکنان است تا یک وظیفه شغلی.

 

و – شرح مهارت ها و توانایی ها

شاغل هر شغل علاوه بر داشتن شرایط احراز (تحصیل و تجربه) که در نظام ارزیابی مشاغل با عنوان مهارت از آن یاد شده است بایستی دارای ویژگی های دیگری نیز باشد تا بتواند وظایف شغلی را به نحو مطلوب انجام دهد. این ویژگی ها که با عنوان مهارت ها و توانایی ها و قابلیتهای شغلی در شناسنامه شغل پیش بینی می شوند اگر چه ممکن است تجسم خارجی و تبلور تحصیل و تجربه باشند، اما همواره و در همه موارد این قاعده جاری نیست زیرا ممکن است قابلیت های شغلی، قبل از آنکه حاصل عوامل اکتسابی باشند ذاتی بوده و ناشی از استعدادهای درونی افراد باشند. علاوه بر آن برخی توانایی های شغلی نه از طریق تحصیلات رسمی و تجربیات عملی شغلی، بلکه در نتیجه مطالعات مالی، در یافت و تجزیه و تحلیل مشاهدات، تماس ها و ارتباطات اجتماعی، شرایط فرهنگی و زیستی و میلی و نظایر آنها حاصل می شود. بهر حال می توان گفت که مهارت ها و توانایی های مورد نظر:

1 – مکمل تجربه و تحصیل مورد نیاز شغل است. ۲ – شکل خارجی و ملموس و قابل اندازه گیری و سنجش تجربه و تحصیل است و یا ترکیبی از این دو مورد. پیش بینی مهارت ها و توانایی های مورد لزوم در شناسنامه های شغل کاربردهای متعددی دارد از جمله: ۱ – وسیله ای است برای سنجش میزان آمادگی فرد برای تصدی شغل به هنگام استخدام، ارتقاء یا انتصاب ۲- ابزاری است برای برنامه ریزی های آموزشی مرتبط با شغل. ۳ – عاملی است برای آنکه شاغلین خود را از طریق کسب مهارت های مورد نظر برای انجام وظایف شغلی حال و مشاغل بالاتر آتی آماده کنند.

در انشای مهارت ها و توانایی ها در شناسنامه های شغل باید مواردی به شرح زیر رعایت شود:

۱- مهارتها دقیقا در راستای تعریف و شرح وظایف شغل بوده به طوری که به عنوان پشتوانه لازم برای انجام وظایف و مسئولیتهای شغلی قابل استفاده و تاکید باشند.

۲- در درج این عامل باید تاکید بر «دانستن» یا «توان بالقوه» که خود به خود در حین ایفای وظایف شغلی خود را نشان میدهند باشد و نباید بر «باید»ها، «نباید»ها و «تکالیف» و «وظایف» تاکید شود. شود.

به طور مثال این که گفته می شود: «دانستن قوانین و مقررات ناظر به طبقه بندی مشاغل» مهارت را القاء کرده ایم اما اگر بگوئیم «تهیه احکام و قراردادهای پرسنلی و یا رعایت قوانین و مقررات ناظر به طبقه بندی مشاغل» در این جا وظیفه یا تکلیف را بیان کرده ایم.

۳- شرح مهارتها حتی المقدور قابل تبدیل یا قابل سنجش به عوامل می باشند، به عبارت . دیگر بتوان با راه های عملی، از وجود آنها در شخص اطمینان حاصل کرد. به طور مثال وقتی گفته می شود «دانستن قوانین و مقررات ناظر بر طبقه بندی مشاغل» کافی است که با یک آزمون کتبی و یا شفاهی در زمینه قوانین و مقررات طبقه بندی مشاغل، میزان مهارت فرد را در این مورد سنجید.

دانلود نمونه شناسنامه شغل و شرایط احراز به همراه راهنما