برای تجزیه و تحلیل یک شغل از روش های گوناگونی استفاده می شود.به بیان دیگر، درباره وظایف، مسئولیت ها و فعالیت های مربوط به آن شغل باید اطلاعاتی را جمع آوری نمود.
مصاحبه
برای جمع آوری اطلاعات در مورد شغل، مصاحبه روشی بسیار متدوال است.امکان دارد با یکایک کارکنان مصاحبه فردی انجام شود، یا با گروهی از کارکنانی که شغل خاصی را انجام می دهند مصاحبه گروهی به عمل بیاید و سرانجام مصاحبه با یکی از سرپرستانی که درباره شغل مورد نظر اطلاعاتی جامع دارد، به عمل می آید.
معمولا پرسش هایی که در مصاحبه مطرح می شود از این قرار است :
- چه کارهایی در حال انجام شدن توسط شما است ؟
- در پستی که شما هستید، وظایف اصلی چیست ؟
- به صورت دقیق بگویید چه کارهایی را انجام می دهید؟
- در چه فعالیت هایی مشارکت می نمائید؟
مصاحبه از متداول ترین روش هایی است که برای تعیین وظایف و مسئولیت ها به کار برده می شود و کاربرد زیاد این روش خود دلیلی بر مزیت این روش است.مهم تر اینکه مصاحبه به کارگر یا کارمند این امکان را می دهد که فعالیت ها و رفتاری را که نمی توان به شکل دیگری آشکار ساخت، نمایان کند.نمونه های آن فعالیت های مهمی است که تنها به صورت موردی یا تصادفی انجام می شود یا ارتباطات غیر رسمی است که مثلا بین سرپرست و مدیر فروش انجام می شود و فرد نمی تواند این روابط یا فعالیت ها را در نمودار سازمانی مشاهده کند ولی یک مصاحبه کننده چیره دست می تواند به چنین اطلاعاتی دست یابد.
مصاحبه دو نوع است : آزاد و بسته
مصاحبه آزاد : چارچوب یا محتوای مشخص و از پیش تعیین شده ای ندارد و جو مصاحبه و رابطه ای که میان مصاحبه کننده و مصاحبه شونده به وجود می آید، مسیر و شکل آن را تعیین می کند.درمصاحبه آزاد یا اصولا سوالاتی از قبل تهیه نمی شود و یا تعداد سوالات محدود وبسیارکم است. مصاحبه بسته : برخلاف مصاحبه آزاد، چارچوب مصاحبه بسته یا منظم کاملا معلوم است و سوالات از قبل تعیین شده اند.مصاحبه گر بر اساس فهرستی که در دست دارد، هریک از سوالات را به ترتیب مطرح می کند.
مسئله اصلی که در مصاحبه وجود دارد این است که امکان دارد اطلاعات به دست آمده مخدوش شود، چه از طریق سوء تفاهم(که عمدی در کار نیست) و چه اینکه از روی عمد در اطلاعات دست کاری شود.
نکات مهم در مصاحبه
- از میان کارکنان باید کسانی را برای مصاحبه انتخاب کرد که بیشترین دانش و اطلاعات را درباره شغل داشته باشند.
- باید کسانی باشند که بتوانند وظایف، مسئولیت ها و ویژگی های شغل را به درستی، دقیق و با صراحت تشریح کنند.
- باید رابطه خوب و دوستانه ای با مصاحبه شونده برقرار نمود.
- مصاحبه باید تا حد ممکن منظم و سازمان یافته باشد و از فرم های استانداردی شامل سوالات از قبل تعیین شده و فضایی برای ثبت پاسخ ها استفاده شود.
- مصاحبه بهتر است ترکیبی از نوع بسته و باز باشد.
- باید از شاغل خواست که فهرستی از وظایف خود را به ترتیب اهمیت و کثرت وقوع تهیه کند و در اختیار تحلیل گر بگذارد.
- بعد از خاتمه مصاحبه، اطلاعات بدست آمده باید مرور شود و صحت آن تائید گردد.این کار معمولا از طریق ارتباط با سرپرست مستقیم مصاحبه شونده انجام می گیرد.
پرسشنامه
در پرسشنامه می توان از کارکنان خواست در مورد کاری که انجام می دهند، وظایف و مسئولیت های خود بنویسند. اول از همه ، مهم این است که درباره ساختار این پرسشنامه فکر کنید و ببینید چه پرسش هایی را باید در آن گنجاند.پرسشنامه دو نوع است :
پرسشنامه بسته : نوع اول از پرسشنامه ها طوری تنظیم می شود که فرد باید در جلوی فهرست مشاغل یا کارها علامت بگذارد. شاید بشود صدها نوع کار یا وظیفه را برشمرد که هر کارگر با کارمند باید جلوی آن علامت بگذارند و از فرد خواسته می شود تا مشخص کند که آیا هریک از این کارها را انجام می دهد یا خیر و در صورت پاسخ مثبت، برای هر کار چه مدت زمان وقت صرف می کنند.
پرسشنامه باز : نوع دوم پرسشنامه بدین گونه است که از کارگر با کارمند خواسته می شود به صورت آزاد، وظایف یا کارهای اصلی را که در شغل کنونی خود انجام می دهد، شرح دهند.
در مرحله عمل، بهترین پرسشنامه این است که حد اعتدال را رعایت کند و بین این دو نوع پرسشنامه قرار گیرد. پرسشنامه شرح شغل می تواند دارای تعدادی پرسش آزاد باشد.مانند: «وظایف اصلی را که در شغل کنونی انجام می دهید، بیان کنید» و نیز می تواند دارای پرسش های مشخص باشد بطور مثال، در مورد تجربه های پیشین شخص، سؤالاتی را مطرح نماید.
نکات مهم در پرسشنامه
- بعضی سوالات باید جزئی و دقیق و بعضی کلی یا عمومی باشد.
- پرسش نامه هایی سودمند هستند که در آنها از هر دو نوع سوال (باز و بسته) استفاده شود.
- تعداد سوالات نباید زیاد باشد.
- برای پاسخ دهنده باید علت تکمیل پرسشنامه روشن باشد.
- سوالات ساده و قابل فهم باشد.
- قبل از پخش پرسشنامه سوالات توسط چند نفر مطلع ارزیابی شوند.
مشاهده
اگر نوع کار به صورت یک فعالیت فیزیکی قابل مشاهده باشد، بهترین روش این است که از مشاهده مستقیم استفاده شود. نمونه های آن عبارتند از: نگهبانی یا سرایداری، کارگر خط مونتاژ یا مسئول دفاتر حسابداری. از سوی دیگر، اگر نوع کار به فعالیت های فکری که چندان قابل سنجش نیستند نیاز داشته باشد (مانند کار یک حقوقدان یا مهندس طراح) مشاهده، روشی مناسب نمی باشد. همچنین اگر کارگر یا کارمند مشغول فعالیت های مهمی باشد که به صورت موردی رخ می دهد (مانند پرستاری که به امور بیماران اضطراری رسیدگی می کند این روش – مشاهده – نمی تواند مفید باشد.
ثبت وقایع در این روش از متصدی شغل خواسته می شود که فعالیت های روزانه خود را یاداشت کند.ثبت وقایع، بهترین روش برای کسب اطلاعات دست اول درباره چگونگی انجام کار است، زیرا کار به وسیله انجام دهنده آن و آنگونه که واقعا انجام می گیرد، شرح داده می شود.
