طراحی چارت سازمانی

طراحی چارت سازمانی

ساختار سازمانی یا همان چارت سازمانی چهارچوب روابط حاکم بر مشاغل، سيستم ها و فرایندهای عملياتی و افراد و گروه هایی است که برای نيل به هدف تلاش می کنند.چارت سازمانی در واقع مجموعه راه هایی است که کار را به وظایف مشخص تقسيم می کند و هماهنگی ميان آنها را فراهم می کند ساختار  توزیع قدرت در سازمان را نشان می دهد و صرفا یك ساز و کار هماهنگی نيست بلکه فرایندهای سازمانی را تحت تأثير قرار می دهد.

طراحی ساختار سازمانی

ساختار سازمانی به الگوهای روابط درونی سازمان، اختيار و ارتباطات دلالت دارد و روابط گزارش دهی، کانال های ارتباط رسمی، تعيين مسئوليت و تفویض اختيار تصميم گيری را روشن میسازد به وسيله ساختار سازمانی عمليات و فعاليت های داخل سازمان، آرایش می یابد و خطوط مسئوليت و اختيار مشخص می شود.

اگرچه مفهوم ساختار سازمانی یك حقيقت است و بر هر کسی در سازمان اثر می گذارد و همه به نوعی با  آن سروکار دارند، ولی کم و بيش مفهومی انتزاعی است .سنگ زیرین ساختار، نقش های افراد در سازمان و الگوی روابط ميان نقش ها، ساختار سازمانی را شکل می دهد، بنابراین ساختار را می توان انتظارات موجود از هر نقش و ارتباط ميان آنها دانست. این نقش ها اغلب بوسيله شرح پست ها و شررح شغل ها و اسناد مکتوب که حوزه مسئوليت و دامنه فعاليت هر شغل را مشخص می کنند، جنب قانونی می یابد.

بين ساختار سازمانی و چارت سازمانی می بایستی تمایز قایل شد ،  ساختار سازمانی که مفهوم کلی تری است، بوسيله نمودار سازمانی نشان داده می شود .

در نمودار سازمانی، روابط اختيار، کانال های ارتباط رسمی و گروه های کاری رسمی و خطوط رسمی پاسخگویی نمایان است. بنابراین می توان گفت ساختار سازمانی  آیينه تمام نمای قواعد، مقررات، رویه ها، استانداردها، جایگاه تصميم گيری، نحوه ارتباطات،تفکيك بخش ها ،مشاغل و تلفيق آنها و سلسله مراتب اختيارات است. مفهوم نسبتا ساده و ملموس از ساختار به شکل نمودار سازمانی، نمایان می شود که یك نماد قابل رؤیت از کل فعاليت ها،شيوه های ارتباطی و فرآیندهای سازمانی است. پس می توان اینگونه استدلال کرد که نمودار سازمانی، تلخيص و تجریدی از واقعيت ساختار سازمانی است.

کارکردهای ساختار سازمانی

وظایف چگونه تخصيص داده شوند؟
چه شخصی به چه کسی گزارش دهد؟
ساز و کارهای هماهنگی رسمی چيست؟
الگوهای تعاملی سازمان که باید رعایت شوند کدامند؟
ارتباطات کاری به چه صورت می باشد؟
انتقال اطلاعات شامل دستورها، فرمان ها و همچنين گزارش دهی با چه ساختاری انجام میگيرد؟
نظم در سازمان چه الگویی دارد؟
تقسيم وظایف به چه روشی انجام می شود؟
چه کسی مافوق و چه کسی فرمان بر است؟
هر کس با چه کسانی مستقيم و یا با واسطه ارتباط دارد؟

طراحي ساختار سازماني

طرح سازمان به نحوه ساخت و تغيير ساختار برای تحقق اهداف سازمانی اشاره می کند. ساختن یا تغيير دادن یك سازمان شبيه ساختن یا تغيير نقشه یك ساختمان نيست. اگر چه هر دو با یک هدف نهائی آغاز می شوند و سپس طراح برای تحقق آن هدف، وسایل یا نقشه ای تدارک می بيند. در بنا نمودن یك ساختمان، طرح مورد نظر، یك نقشه ساختمانی دقيق بوده که بر اساس آن ساختمان بنا نهاده می شود. در ساختن یك سازمان، آنچه مورد استفاده قرار می گيرد نقشه یا سند مشابه ای است که نمودار سازمانی نام دارد.

عوامل موثر بر طرح ریزی سازمانی

در طراحی ساختار سازمان باید ابعاد ساختاری و ابعاد محتوایی را در نظر گرفت و آن ها را با استفاده از روش های مختلف بررسی و تحليل کرد که در این راه از روش های گوناگون جمع آوری اطلاعات مانند پرسشنامه، مصاحبه و غيره باید استفاده شود و همچنين نمودارهای مناسبی از داده های خام برای تحليل اطلاعات مرتبط تهيه گردد.

بررسی ابعاد ساختاری

پيچيدگی

رسميت

تمرکز

 تخصص گرایی

 نسبت های پرسنلی

 تحليل ابعاد ساختاری

سنجش و اندازه گيری ابعاد محتوایی

استراتژی

 محيط

تکنولوژی

دوره عمر سازمان

فرهنگ سازمانی

 

بررسی و مطالعه در مورد عوامل موثر فوق، نياز به تجربه کافی و لازم دارد. به عنوان مثال در بررسی آیتم پيچيدگی شما باید سه زیر فاکتور تفکيك افقی، تفکيك عمودی و حيطه ی کنترل را بر متدهای معمول مورد تحليل قرار دهيد.پس از تحليل عوامل موثر در طرح نمودار سازمانی، با توجه به سطح و ميزانی که به هر کدام از عوامل فوق در یك سازمان اختصاص داده می شود، نمودارهای سازمانی مختلفی برای آن سازمان توصيه میگردد.