اقدامات اساسی تجزیه و تحلیل شغل

اقدامات اساسی تجزیه و تحلیل شغل

در فرآیند تجزیه و تحلیل شغل ، جمع آوری اطلاعات ، تحلیل اطلاعات و تنظیم شرح شغل و شرایط احراز باید صورت گیرد و هدف از تحلیل شغل ، جمع آوری اطلاعات در مورد پرسش های زیر است :

تجزیه و تحلیل شغل

1. چه کاری انجام می شود ؟

2. چرا انجام می شود ؟

3. چگونه انجام می شود ؟

4. برای انجام آن ، چه ابزار و تجهیزاتی لازم است ؟

5. مفاهیم واژه های کلیدی در رابطه با شغل کدارم است ؟

6. در چه شرایطی انجام می شود ؟

7. توسط چه کسی انجام می شود ؟

8. تا چه حد از متغییرهای محیطی متاثر است ؟

9. تا چه میزان در نیل به اهداف سازمان موثر است ؟

10. تبلور ملاحظات قانونی به جه صورتی باید در شغل منعکس گردد ؟

متداول ترین روش های جمع آوری اطلاعات برای تجزیه و تحلیل شغل

به طور معمول برای جمع آوری اطلاعات درباره شغل از روش های مختلفی استفاده می شود که در برخی موارد تحت عنوان روش های تجزیه و تحلیل شغل نامبرده می شود . متداول ترین این روش ها عبارتند از :

الف ) روش مشاهده :

مشاهده به معنای مورد بررسی قراردادن مشاغل حین انجام کار بر اساس روئیت و لمس پذیری عینی کار ، با توجه به آنچه انجام می گیرد ، چگونگی انجام آن و اینکه چه زمانی را به خود اختصاص می دهد ، می باشد.

اگر این روش برای جمع آوری داده ها به درستی انجام شود ، روش ساده ، آسان و کم هزینه می باشد.در این روش به رفتار کارکنان شاغل توجه شده و جزئیات رفتار شغلی آن ها ثبت می شود. بدیهی است که ملاحظات چندی باید لحاظ شود.

اول : جمع آوری کننده اطلاعات باید تلاش نماید که اطلاعات درباره شغل را در حالت معمول و عادی شغل کسب نماید و در واقع هنجارهای معمول شغل را ثبت نماید.

دوم : جمع آوری کننده اطلاعات باید دقیق ، محبوب و محجوب باشد.

سوم : جمع آوری کننده اطلاعات باید نیازمندی ها و ضروریت های شغل را یاداشت برداری نماید ، نه رفتارهای ویژه و شخص کارکنان را که مقدمه خطا در تحلیل شغلی را فراهم می سازد.

ب) روش مصاحبه :

در روش مصاحبه اطلاعات مورد نظر از طریق مصاحبه و گفتگو با شاغل بدست می آید که البته لازم است سوالات مورد لزوم از قبل تهیه شود. در این روش زمان کمتری نسبت به روش مشاهده مورد نیاز است ، مزایای روش مصاحبه این است که انعطاف پذیر است ، می تواند اطلاعات مفیدی ارائه دهد. سازماندهی و اجرای کردن آن آسان است ، اما این روش نیز معایبی دارد از جمله ممکن است طرف مصاحبه اطلاعات غلط در اختیار مشاور بگذارد یا بزرگنمایی کند.

راهنمای هدایت مصاحبه تجزیه و تحلیل شغل

1. مصاحبه شونده (کارگر یا کارمند) را در شرایطی مناسبی قرار دهید ، سپس مصاحبه را شروع نمائید.

2 . هدف از مصاحبه را به طور روشن و واضح بیان کنید.

3 . مصاحبه شونده (کارگر یا کارمند) را به صحبت و ارائه اطلاعات شغلی تشویق نمائید.

4. کمک کنید که مصاحبه شونده فکر کند و صحبت های خود را بر اساس یک توالی منطقی از انجام وظایف ارائه دهد.

5. از مصاحبه شونده در هر لحظه یک پرسش معینی داشته باشید ، تا قوام فکری وی جهت پاسخ حفظ گردد.

6. عبارت پرسش دقیق باشد ، آنچنان که پاسخ دهنده قادر باشد که بیش از بله و خیر پاسخ دهد.

7. از پرسش های جهت دار اجتناب کنید.

8. تمام اطلاعات مربوط به عملکرد و خصوصیات کارکنان را محرمانه تلقی کرده و احساس حفظ آن اطلاعات توسط خود را به مصاحبه شونده القاء نمائید.

9. مصاحبه را به زبان ساده و آسان هدایت نمائید.

10. رابطه شغل مصاحبه شونده را با دیگر مشاغل موجود در آن واحد در نظر داشته باشید.

11. زمان و موضوع مصاحبه را کنترل کنید.

12. با حوصله و شکیبایی به مصاحبه شونده توجه کنید.

13. قبل از اتمام مصاحبه اطلاعات حاصله را خلاصه نمائید.

14. مصاحبه را در تناسب زمانی خود به اتمام رسانید.

ج) روش پرسشنامه:

پرسشنامه چارچوب منظم شده ای از پرسش ها در محور چراهای شناسایی شغلی است.پرسشنامه هایی که به وسیله شاغلان تکمیل شده و به وسیله مافوق شاغل تصویب می شود هنگامی مفید هستند که تعداد زیادی از شغل ها را تحت پوشش قرار دهد. پرسشنامه ها می توانند موجب صرفه جویی در زمان مصاحبه از طریق ثبت اطلاعات خالص و واقعی شوند که این کار به وسیله ساختار مناسب سوالات پیشرفته در زمینه مشاغل تحت پوشش که مستلزم بررسی عمیق تری است انجام می شود.

پرسشنامه باید به گونه ای تنظیم شود که پرسش ها منظور شده در آن اطلاعات اساسی زیر را ارائه نمایند :

  • عنوان شغل و شاغل
  • عناوین شغل و تعداد ستاد گزارش دهی به مشاغل (در نمودار سازمانی به بهترین وجه نشان داده شود)
  • یک فهرست از وظایف اصلی که شاغل مجبور به انجام آن است.جهت تناسب این ها بایستی تجهیزات به کار رفته ، قراردادهای انجام شده و تکرار انجام وظایف تعیین شود.
  • میزان سرپرستی کسب شده و حدود تصمیم گیری.
  • حل مشکلات و تعداد خطوط راهنمای در دسترس هنگام حل مشکلات.
  • مشکلاتی که هنگام انجام کار وقوع می یابد.
  • کیفیت و مهارت لازم برای انجام کار.

فایده پرسشنامه این است که می تواند اطلاعات سریع تر و ارزان تری را برای تعداد بیشتری از مشاغل به وجود آورد.یک پرسشنامه شغل نیازمند مهارتی است که بایستی براساس تعدادی زمینه کاری مقدماتی انجام شود.

دانلود نمونه پرسشنامه

گفتنی است به علت محدودیت هایی که هریک از این روش ها دارد بهتر است ترکیبی روش های فوق بکار رود که نحوه ترکیب این روش ها بستگی به وضعیت کارگاه مربوط از لحاظ عوامل مختلف و منجمله نوع و تعداد مشاغل دارد.

۱۳۹۷-۷-۲۹ ۱۳:۴۴:۳۱ +۰۳:۳۰توسط |تجزیه و تحلیل شغل|بدون دیدگاه

دیدگاه خود را بنویسید

3 − 2 =